Nell’articolo precedente, ho concluso che la gestione del magazzino è prima di tutto un flusso di cassa mascherato.
Per un consulente o un project manager, la sfida è trasformare questa teoria in un sistema di regole automatizzate.
Microsoft Business Central (BC) è una macchina di una precisione temibile, ma non perdona gli errori di configurazione.
Ecco come blindare il sistema per garantire l'integrità dei vostri dati finanziari.
La scelta del Metodo di Costo: La decisione irreversibile
Su ogni scheda articolo, il campo "Metodo di costo" è senza dubbio il più importante. Una volta che le transazioni sono state registrate, cambiarlo è un processo complesso che richiede lo svuotamento fisico delle scorte.
Metodi di Costing su Microsoft Learn
FIFO (First-In-First-Out)
Lo standard per il commercio.
Business Central crea una coda: ogni vendita è collegata all'acquisto più vecchio ancora aperto. È il metodo più semplice per seguire l'inflazione.
FIFO su wikipedia
Medio (Average)
Ideale per prodotti sfusi o articoli con alta volatilità di prezzo.
BC calcola la media ponderata su un periodo (spesso il giorno).
Consiglio del consulente: verificate il parametro "Tipo calcolo costo medio" nel setup magazzino. Se lo impostate su "Articolo + Magazzino + Variante", avrete un valore diverso per il vostro deposito di Milano e quello di Roma.
Costo medio su wikipedia
Tipo di calcolo del costo medio
Standard
La scelta dell'industria.
Voi fissate il costo. Ogni scostamento dal prezzo d'acquisto reale finisce in "Varianza" (conto 603700). È il metodo che offre la maggiore stabilità del margine.
Il costo standard su wikipedia
Specifico
Riservato agli articoli con n. di serie obbligatorio.
È l'unico metodo che collega fisicamente e finanziariamente un'unità precisa al suo costo originale.
Campi importanti sulla scheda articolo
Il campo “costo standard”
Nel metodo Standard, il Costo standard fissa il valore dell'articolo a magazzino. Ogni scostamento dal prezzo d'acquisto reale viene immediatamente isolato in un conto di varianza contabile, senza impattare sul valore dell'inventario. Questo campo è statico: si aggiorna solo utilizzando il Foglio di calcolo costo standard o tramite inserimento manuale.
Il campo “costo unitario”
Per tutti i metodi tranne lo "Standard", Business Central calcola il costo unitario della scheda articolo come una media ponderata di tutte le unità attualmente a magazzino.
Alla creazione dell'articolo potete inserire un "costo stimato". Questo importo servirà come valore predefinito per le prossime righe d'acquisto o per i calcoli dei margini teorici, finché una transazione reale non lo sostituirà. Può essere importante inserire un valore coerente, come l'ultimo prezzo d'acquisto noto o una stima realistica. Ciò consente al sistema di calcolare un margine lordo più vicino alla realtà sui vostri primi preventivi o ordini di vendita, ancora prima di aver ricevuto la merce.
Il valore del magazzino viene aggiornato in due momenti chiave:
- Registrazione degli acquisti (Ricevimento e Fatturazione): la registrazione di una fattura d'acquisto innesca un ricalcolo della media globale del magazzino e il campo corrispondente sulla scheda articolo viene aggiornato.
- Rettifica dei costi: il costo "reale» (o definitivo) viene aggiornato durante l'esecuzione del batch Rettifica costi - Movimenti articoli. Questo processo, automatico o manuale, è essenziale per integrare nel costo del magazzino le variazioni di prezzo (spese supplementari, differenze di fatturazione).
Per quanto riguarda le uscite di magazzino (vendite), sebbene una vendita non impatti teoricamente sul costo unitario medio (poiché utilizza il costo medio esistente), il sistema mantiene questo campo aggiornato per riflettere con esattezza il valore degli articoli rimanenti.
Durante la vendita, Business Central ignorerà il costo unitario sulla scheda articolo ed effettuerà il calcolo contabile in base al metodo di calcolo specificato.
Il campo “% costo indiretto”
Serve a integrare le vostre spese di struttura (logistica, stoccaggio, amministrazione) nel valore del magazzino per ottenere un costo del venduto più fedele alla realtà.
Quando acquistate o producete un articolo, il sistema calcola automaticamente un importo addizionale basato su questa percentuale e lo aggiunge al prezzo d'acquisto iniziale per definire il Costo unitario.
Questo impatto è immediato sui prossimi movimenti di vendita, poiché il costo del venduto (COGS) sarà più elevato, mostrando così un margine più realistico ma più basso.
Il campo “Ultimo costo diretto”
L'Ultimo costo diretto rappresenta il prezzo d'acquisto unitario dell'articolo durante l'ultima transazione d'acquisto fatturata.
- Si tratta del prezzo prima dell'aggiunta dei costi indiretti o delle spese accessorie.
- Contrariamente al "Costo unitario", non è una media: è una "foto" del prezzo dell'ultima fattura.
Il campo "Ultimo costo diretto» viene aggiornato automaticamente quando si verificano due eventi precisi. Da un lato, la registrazione di una fattura d'acquisto comporta l'applicazione del prezzo unitario della riga come nuovo "Ultimo costo diretto». Dall'altro, una rettifica positiva del magazzino, effettuata tramite una registrazione magazzino, innesca anche questo aggiornamento, a condizione che venga inserito un importo nel campo "Importo unitario» di tale registrazione.
💡In FIFO, serve come base per i prossimi acquisti. Quando create un nuovo ordine d'acquisto per questo articolo e non avete definito un "Prezzo d'acquisto speciale" per il fornitore, Business Central cercherà l'importo presente nel campo Ultimo costo diretto per compilare la riga d'acquisto.
Il Costo unitario normalmente non viene mai utilizzato come prezzo suggerito su un ordine d'acquisto. Il suo ruolo è valorizzare il magazzino e calcolare il margine, non negoziare con il fornitore.
Il campo “Costo rettificato”
In Business Central, il costo di un articolo può evolvere dopo la sua entrata in magazzino (ad esempio, ricevete una fattura di trasporto 15 giorni dopo aver ricevuto l'articolo). Finché il batch "Rettifica costi - Movimenti articoli" non è stato eseguito, il costo sulla scheda può essere errato.
Viene selezionato automaticamente quando il sistema ha finito di ripercuotere tutti i costi (acquisti, spese accessorie, differenze di fatturazione) sui movimenti di uscita (vendite).
Non appena registrate una nuova transazione (acquisto, spesa, produzione) che potrebbe modificare il valore del magazzino, la casella si deseleziona. Vi segnala: "Attenzione, il costo visualizzato qui potrebbe non essere quello finale, dovete lanciare la rettifica."
Il campo “Il costo è registrato in contabilità”
Indica se il valore finanziario del magazzino visualizzato sulla scheda articolo è sincronizzato con la vostra contabilità generale.
Viene selezionato quando il batch "Inserisci costi magazzino in C/G" è stato eseguito. Ciò significa che ogni movimento di magazzino ha generato i corrispondenti movimenti contabili (conti 370000, 607000, ecc.).
Se questa casella è deselezionata, significa che il vostro inventario permanente in contabilità non è aggiornato. Il vostro bilancio contabile non riflette ancora il valore reale del magazzino visualizzato sulla scheda articolo.
Setup Magazzino
La pagina "Setup Magazzino" (Inventory Setup) è il centro di controllo del motore di calcolo. Tre opzioni sono critiche qui:
Campo Registrazione automatica costi
Se disattivate questa opzione, i vostri movimenti di magazzino rimarranno nel modulo logistico senza impattare sul bilancio contabile.
Non attivarla significa rischiare un disallineamento tra il conto contabile 370000 e la realtà del magazzino. Lasciatela attivata per una visibilità immediata.
Campo Registrazione costi previsti (Expected Cost)
È l'opzione che permette di valorizzare il magazzino "Ricevuto ma non fatturato". Senza di essa, il conto contabile 370000 aumenta solo al momento della fattura. Con essa, aumenta fin dal ricevimento, utilizzando un conto di transito. È indispensabile per una chiusura mensile affidabile.
Campo Rettifica automatica costi
Questo parametro decide quando il sistema deve "pulire" i costi (la famosa pulizia a zero vista nel preambolo).
Impostazione consigliata: "Sempre" (Always). Ciò garantisce che il vostro margine sia corretto in tempo reale.
⚠️Attenzione: su volumi molto grandi (migliaia di righe al giorno), questo può rallentare l'inserimento. Si preferirà allora un'elaborazione notturna pianificata.
Campo Registrazione log rettifica costi (Cost Adjustment Logging)
Questo campo è uno strumento di audit essenziale che definisce il grado di tracciabilità del motore di calcolo dei costi (Report 795 “Rettifica costi: Movimenti articoli”). Permette di alimentare la tabella tecnica 5806 (Cost Adjustment Log) per identificare precisamente i motivi per cui alcuni costi potrebbero non essere aggiornati.
Avete tre opzioni:
- "Nessuno": per ottimizzare le prestazioni non conservando alcuna traccia
- "Solo errori" (raccomandato): per isolare solo i blocchi come i periodi contabili chiusi
- "Tutto": per ottenere uno storico esaustivo di ogni calcolo effettuato. Questa è la prima configurazione da consultare quando la casella "Il costo è rettificato" di un articolo rimane deselezionata nonostante le elaborazioni.
Campo Disabilita log segnali rettifica costi:
Questo campo è un'opzione per migliorare le prestazioni del sistema. Serve ad alleggerire i processi smettendo di registrare in dettaglio gli avvisi che contrassegnano un articolo come "da rettificare» durante ogni transazione. La sua attivazione è consigliata principalmente durante importazioni massicce di dati o per risolvere rallentamenti (blocchi di tabella) durante la registrazione degli ordini.
In sintesi, si guadagna in velocità di inserimento a scapito di una tracciabilità fine sull'origine delle necessità di rettifica.
Campo Metodo di costo predefinito (Default Costing Method):
Questo campo serve come valore predefinito (modello) durante la creazione di nuovi articoli.
Campo Periodo costo medio (Average Cost Period):
È uno dei parametri più critici del Setup Magazzino se utilizzate il metodo di valutazione Medio.
Definisce l'intervallo di tempo durante il quale il sistema accumula entrate e uscite per ricalcolare il costo unitario medio.
Configurare i gruppi di registrazione
È qui che si collega la logistica ai conti di contabilità generale 370000 e 607000 visti nell’articolo precedente.
Gruppi registrazione magazzino e Setup registrazione magazzino
Si definiscono i gruppi di registrazione Magazzino in base ai conti di Bilancio (370000).
Potete avere un conto per le materie prime e un altro per i prodotti finiti; in questo caso si creerà un gruppo registrazione Magazzino Materie prime e un altro gruppo prodotti finiti.
Questi gruppi di registrazione sono poi associati ai magazzini, nella pagina “Setup registrazioni magazzino”, per specificare conti diversi.
- Conto magazzino: il conto di magazzino finale (370000).
- Conto magazzino (Transito): questo conto è vitale. Porta il valore del magazzino "ricevuto ma non fatturato". È un conto di transito che permette di bilanciare lo stato patrimoniale prima dell'arrivo della fattura. Qui si utilizza il conto 378000.
- Conto semilavorati — WIP Account: serve a stoccare il valore dei componenti e della manodopera che sono stati consumati per fabbricare un prodotto, ma la cui fabbricazione non è ancora terminata. Si utilizzano i conti che riflettono che la materia è uscita dal magazzino ma non è ancora un prodotto finito: 331000, Prodotti in corso (se è un bene fisico) o 335000, Lavori in corso (se si tratta di una prestazione o di un montaggio complesso).
I conti legati al metodo di valutazione Standard:
- Conto scostamento materiale (Material Variance Account): registra la differenza finanziaria tra il consumo teorico di componenti (definito dalla distinta base) e il consumo reale rilevato durante la produzione. Utilizzato esclusivamente con il metodo di valutazione Standard, permette di isolare le perdite o i guadagni di materia senza impattare sul valore fisso del prodotto finito a magazzino. Un saldo debitore su questo conto rivela generalmente sprechi o scarti anomali, agendo così come un indicatore di performance per la vostra officina.In contabilità francese (e spesso anche in altri sistemi europei), gli scostamenti sul costo standard non sono destinati a restare nello stato patrimoniale ma devono impattare sul risultato economico. Si utilizza spesso un sottoconto del conto di Variazione delle rimanenze per isolare questi scostamenti: 603709 per Merci e 603109 per Materie prime.
- Conto scostamento capacità (Capacity Variance Account): registra la differenza tra il costo teorico della manodopera o dei macchinari (definito nel ciclo) e la realtà rilevata durante la produzione. Utilizzato con il metodo Standard, permette di isolare le inefficienze dell'officina senza modificare il valore fisso del magazzino prodotti finiti. Nel PCG francese si utilizza generalmente il conto 603110 o un sottoconto del 627 per identificare queste perdite o guadagni di produttività nel conto economico.
- Conto scostamento spese gen. cap. (Capacity Overhead Variance): isola lo scostamento tra i costi indiretti di produzione (affitto, energia, inquadramento) stimati nel costo standard e i costi realmente assorbiti dall'attività dell'officina. Permette di misurare se i vostri costi di struttura sono stati correttamente coperti dal volume di produzione. Nel PCG francese si utilizza generalmente il conto 603112 per registrare queste differenze di incorporazione.
Gruppi registrazione business/prodotto
I Gruppi di registrazione Business/Prodotto (General Posting Setup) definiscono l'impatto sul Conto Economico. Ci sono solo 4 conti da configurare per la valutazione del magazzino.
- Conto variazione magazzino (603000): agisce come un perno tra lo stato patrimoniale e il conto economico: neutralizza l'acquisto all'entrata in magazzino (Avere 603000 / Dare 370000) per trasformare il costo in attività, poi rileva il costo del venduto (COGS) all'uscita (Dare 603000 / Avere 370000). In sintesi, permette di visualizzare come costo solo il valore reale dei prodotti consumati o venduti, garantendo così il calcolo esatto del vostro margine lordo.
- Conto variazione magazzino (Transito): interviene per neutralizzare il costo delle merci ricevute fisicamente ma non ancora fatturate. Al ricevimento della bolla, il sistema accredita questo conto (spesso un 603000 o un conto di oneri da fatturare) per compensare l'addebito del conto 378000 (Magazzino in corso). Questo meccanismo permette di integrare immediatamente il valore del magazzino nelle vostre attività, mantenendo un impatto nullo sul risultato finché la fattura fornitore (conto 601000) non è stata registrata.
- Conto rettifica magazzino (Inventory Adjmt. Account): registra la contropartita finanziaria dei movimenti di magazzino manuali, come differenze inventariali, rotture o scarti. Contrariamente al classico flusso di vendita, isola le perdite o i guadagni fisici per correggere il valore di bilancio. Nel PCG francese si utilizza generalmente il conto 603701 o il 658000 affinché queste rettifiche operative impattino direttamente sul risultato senza falsare il costo del venduto.
- Conto rettifica magazzino (Transito) è un conto di transito utilizzato per riflettere immediatamente l'impatto finanziario di un movimento di inventario manuale (differenze, rotture) prima che il suo costo finale sia definitivamente calcolato dal sistema. Serve da contropartita temporanea al conto di magazzino dello stato patrimoniale per garantire un bilancio aggiornato in tempo reale. Nel PCG francese si utilizza generalmente il conto 603709, che verrà automaticamente stornato e spostato sul conto di rettifica definitivo una volta eseguita l'elaborazione del calcolo dei costi.
Anatomia di una Transazione: Il Viaggio del Dato
In Business Central, una transazione non è un evento statico, è un processo dinamico. Il sistema utilizza due tabelle principali: Item Ledger Entry (ILE) per la quantità fisica e Value Entry (VE) per la valorizzazione finanziaria.
Ecritures comptable article
Il principio di base della valutazione del magazzino poggia sulla capacità di Business Central di creare un collegamento tra ogni movimento di acquisto e ogni movimento di vendita.
Tutto inizia nella Tabella 32 - Movimenti contabili articoli (Item Ledger Entry), che registra fisicamente le vostre entrate e uscite di magazzino. Ma il vero segreto del collegamento risiede nella Tabella 339 - Movimento collegamento articoli (Item Application Entry). È lei che memorizza i legami tra ogni unità venduta e la corrispondente unità acquistata. È grazie a questo collegamento preciso che il motore di costo sa esattamente quale valore "recuperare" dall'acquisto per iniettarlo nella vendita (tranne per il costo medio, dove il collegamento avviene in FIFO ma il costo è la media calcolata), garantendo così che il vostro margine non sia una semplice stima, ma il riflesso fedele della realtà logistica.
La distinzione fondamentale: Entrate vs Uscite nella Value Entry
È cruciale capire che la tabella Value Entry non tratta le entrate e le uscite allo stesso modo:
- Le Entrate (Fonte di valore):Non c'è solo l'acquisto. Il sistema tratta come un' "entrata" ogni transazione che alimenta il magazzino: l'Acquisto, ma anche l'Output di produzione (Prodotto finito) o l'Output di assemblaggio. In questi casi, il costo è dettato o dalla fattura fornitore o dalla somma dei costi dei componenti e della manodopera. Questi sono i "serbatoi" di valore.
- Le Uscite (Consumo di valore):Sono le Vendite o i Consumi di componenti. Il loro valore non è mai autonomo; è sempre schiavo di un movimento di entrata. Un'uscita non fa altro che "attingere" al valore accumulato dalle entrate secondo il metodo di costo scelto.Sono le Vendite o i Consumi di componenti. Il loro valore non è mai autonomo; è sempre schiavo di un movimento di entrata. Un'uscita non fa altro che "attingere" al valore accumulato dalle entrate secondo il metodo di costo scelto.
Il Ricevimento d'Acquisto (o l'Entrata di Produzione)
Quando registrate un ricevimento (prima della fattura), il sistema genera:
- Una riga per ogni articolo/magazzino nella tabella Item Ledger Entry (ILE), memorizzando così le quantità che aumentano il magazzino.
- Una riga nella tabella Value Entry (VE) per ogni ILE, valorizzando così un "Costo previsto" (Expected Cost) al movimento di magazzino (ILE). Business Central utilizza il prezzo dell'ordine (acquisto) o il costo stimato (produzione).
- In Contabilità, il sistema utilizza i conti "di transito" (visti precedentemente) per riflettere questa ricchezza teorica.
La Spedizione di Vendita (La Consegna): La stima del costo del venduto
Nel momento in cui consegnate al cliente:
Il sistema deve far uscire un valore del Costo del venduto previsto, immediato.
- Caso A: se l'acquisto corrispondente è già stato fatturato, il costo di uscita è certo.
- Caso B: se l'acquisto corrispondente è solo "ricevuto" e non fatturato, il costo di uscita è stimato sulla base del costo previsto dell'acquisto.
- Business Central crea una Value Entry (VE) di uscita in "Costo previsto", collegata alla ILE di spedizione. Il vostro margine lordo in questo istante è una stima.
L'influenza determinante della Fattura d'Acquisto (Il ricalcolo retroattivo)
La registrazione della Fattura d'Acquisto è il vero innesco del motore di calcolo. Quando arriva:
- Business Central aggiorna la Value Entry di entrata (passaggio da "Previsto" a "Reale").
- Il motore di rettifica si risveglia: rileva che questo acquisto è collegato a una spedizione di vendita passata.
- Rivalutazione automatica: il sistema rivaluta retroattivamente il movimento di uscita dal magazzino. Se il prezzo d'acquisto finale è diverso dal previsto, BC crea una Value Entry di rettifica sulla vendita per correggere il margine, anche se la spedizione è avvenuta diverse settimane prima.
La Fatturazione di Vendita: La cristallizzazione del costo effettivo
Durante la registrazione della fattura di vendita, il sistema "chiude il cerchio":
- Il costo di vendita diventa effettivo o reale.
- Business Central effettua un ultimo controllo. Se tra la consegna e la fattura di vendita è arrivata una spesa accessoria (dogana, trasporto) sull'entrata di magazzino, il costo della vendita viene ricalcolato allo stesso modo per riflettere la realtà esatta.
- I conti contabili "di transito" vengono chiusi e il valore viene trasferito al conto di costo finale (607/COGS).
La "Memoria Viva" del sistema: Perché il valore si muove?
Uno dei concetti più difficili da accettare per un contabile è che il valore di un movimento articolo in uscita può essere modificato da un evento futuro.
È qui che interviene la tabella "Item Application Entry". Serve da mappatura: sa che la vendita n. 50 ha "consumato" l’acquisto n. 12. Finché l’acquisto n. 12 non è "Completamente fatturato", il valore della vendita n. 50 resta in movimento. Anche dopo la fattura di vendita, l'aggiunta di una spesa accessoria sull'acquisto iniziale innescherà una nuova Value Entry di rettifica sulla vendita per impattare sul margine.
Questa ricorsività garantisce che il profitto visualizzato non sia una semplice foto, ma una verità matematica che si affina. Il batch "Rettifica costi - Movimenti articoli" è il polmone finanziario dell'ERP: è lui che propaga questi cambiamenti di valore dalle entrate verso le uscite.
So già cosa alcuni mi chiederanno: e se il periodo contabile è chiuso? Business Central non riscrive la storia. Accetta lo sfasamento temporale: il profitto sul periodo della vendita resta così com'è, e la rettifica del margine va a "colpire" il risultato del mese successivo (il primo giorno del prossimo periodo aperto). Il legame nella Tabella 339 resta intatto, ma la Value Entry porta una data di registrazione posticipata.
Conclusione
L'architettura dei costi in Business Central è un capolavoro di logica, ma non sopporta l'improvvisazione. Capire che il valore di un movimento è "vivo" e che viaggia tra le tabelle Item Ledger Entry e Value Entry è il primo passo verso una padronanza totale.
Per chiudere questo capitolo e preparare il seguito, ecco cosa ci aspetta nei prossimi episodi:
Ci ritroveremo prestissimo per esplorare i flussi avanzati, dove vedremo come domare gli imprevisti quotidiani a livello di costi. Proseguiremo poi con il piatto forte: il controllo finanziario e la chiusura, la tappa finale per far parlare il motore di rettifica di Business Central, riconciliare i vostri scaffali con il libro giornale e infine dormire sonni tranquilli al momento del bilancio. È lì che tutta la teoria che abbiamo visto insieme prenderà pieno senso per garantire cifre inattaccabili!