Nell'episodio precedente, abbiamo costruito una fortezza di configurazione. Tuttavia, la vita di un gestore di magazzino non è un lungo fiume tranquillo. Tra le fatture di trasporto che arrivano tre settimane dopo la merce, i clienti che cambiano idea e i trasferimenti tra depositi, il "valore" dello stock è un dato vivo.
Questo articolo esplora come gestire questi "incidenti" logistici per ottenere ciò che ogni direttore finanziario cerca: il Landed Cost (il costo di acquisto reale, consegnato al magazzino), garantendo al contempo una perfetta sincronizzazione con la contabilità generale.
La padronanza degli oneri accessori (Item Charges)
Il prezzo di acquisto che figura sull'ordine fornitore è solo una base di lavoro. Per conoscere la redditività reale, occorre integrarvi i "costi di sbarco". Business Central utilizza per questo gli Oneri Accessori. Contrariamente a una riga di articolo, l'onere accessorio non ha un peso fisico, ma possiede un potere di rivalutazione finanziaria che modifica direttamente il valore del vostro attivo.
La tabella degli oneri accessori in Business Central si compone principalmente di un codice unico e di una descrizione, che funge da perno per identificare la natura del costo, come il trasporto o la dogana. Integra inoltre dei gruppi di registrazione prodotto che permettono di orientare automaticamente i flussi finanziari verso i corretti conti di variazione stock o di costo del piano dei conti.
Due strategie di assegnazione a seconda dell'origine del costo
In base al flusso della vostra catena logistica, utilizzerete uno dei due metodi seguenti:
L'assegnazione sull'Ordine d'Acquisto originale
È lo scenario più fluido: il vostro fornitore di merce assicura egli stesso il trasporto e ve lo fattura sullo stesso documento.
- La manipolazione: Sull'ordine, dopo le righe degli articoli, si aggiunge una riga di tipo Oneri accessori. Tramite la funzione Assegnazione oneri accessori, si ripartisce questo importo sulle righe degli articoli presenti.
- L'automatismo contabile: Dalla convalida del Carico, Business Central aumenta il valore del vostro magazzino. Se il parametro "Registrazione costo previsto" è attivato, il sistema genera automaticamente una scrittura patrimoniale (Dare del conto 378 (🇫🇷378, 🇬🇧1250, 🇮🇹13.10.50)) compensata da un debito teorico (Avere del conto 4081 Fatture da ricevere (🇫🇷408, 🇬🇧2150, 🇮🇹21.05.00)). Il sovraccosto è quindi effettivo in contabilità ancor prima di aver ricevuto la fattura.
Ordine di acquisto con oneri accessori
Per ripartire la riga degli oneri accessori, è sufficiente utilizzare la funzione "Assegnazione oneri accessori" dalla riga interessata, quindi selezionare l'opzione "Suggerisci assegnazione" affinché il sistema ventili automaticamente l'importo sulle righe degli articoli dell'ordine in base al peso, al volume o al valore.
Ripartizione di Oneri accessori
Una volta convalidati il carico e la fattura, la valutazione del carico di magazzino inclusi gli oneri accessori è consultabile nei movimenti di valorizzazione dell'articolo interessato.
L'assegnazione tramite una fattura d'acquisto separata (Prestatore terzo)
È il caso classico dell'importazione: acquistate i prodotti da un fornitore, ma uno spedizioniere o un trasportatore (tipo DHL) vi fattura le spese di porto e la dogana successivamente.
- La manipolazione: Create una fattura d'acquisto a nome del trasportatore. Sulla riga dell'onere accessorio, utilizzate la funzione Prendi righe di carico. BC vi permette di attingere dallo storico dei vostri carichi passati per "incollare" il valore del costo.
- La ricorsività: Se gli articoli sono già stati venduti, BC crea un movimento di valorizzazione (Value Entry) di rettifica che corregge retroattivamente il costo del venduto.
Fattura d'acquisto con Oneri accessori
Occorre cliccare sull'azione assegnazione oneri accessori dalla riga interessata della fattura per ripartire il sovraccosto sulle righe di carico corrispondenti.
Ripartizione di Oneri accessori su fattura
I metodi di ripartizione: La precisione chirurgica
Una volta scelte le righe target, cliccando sull'azione Suggerisci assegnazione oneri accessori situata nel menù, appare una finestra contestuale per permettervi di scegliere tra quattro modalità di ripartizione: Uguale, Quantità, Importo o Peso/Volume:
- Uguale: Ogni riga riceve la stessa quota.
- Importo: Ripartizione proporzionale al valore finanziario. Ideale per l'assicurazione.
- Peso / Volume: Il metodo principale per il trasporto. Se un camion contiene 1 tonnellata di ferro e 10 kg di piume, il ferro deve sopportare la maggior parte del costo.
Ripartizione dui Oneri accessori su fattura
Schema contabile e Piano dei Conti (PCG/OIC)
Affinché questi costi impattino il bilancio, Business Central si appoggia a conti specifici che dovete configurare nelle matrici di registrazione:
- Carico - Conto 378 Stock interim in dare (🇫🇷378, 🇬🇧1250, 🇮🇹13.10.50)
- Carico - Conto 4081 Fatture da ricevere in avere (🇫🇷408, 🇬🇧2150, 🇮🇹21.05.00)
- Fatturazione - Conto 370 Merci c/rimanenze in dare (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01)
- Fatturazione - Conto 401 Fornitori in avere (🇫🇷401, 🇬🇧2100, 🇮🇹21.00.01)
I conti di Magazzino e Magazzino interim si trovano in Impostazioni registrazioni magazzino:
Conto magazzino (interim) - Setup registrazioni magazzino
Il conto Fatture da ricevere si trova in Impostazioni registrazioni generali:
Conto ratei inv. (Interim) - Impostazioni registrazioni generali
Una volta convalidato il carico degli articoli, se le opzioni di registrazione automatica del costo e dei costi previsti sono attivate nei parametri magazzino, le scritture delle fatture da ricevere si genereranno automaticamente.
Movimenti ratei inv. (Interim)
Dopo la convalida della fattura, il sistema genera automaticamente lo storno della fattura da ricevere a favore del conto fornitore, trasferisce il valore dal conto magazzino interim al conto magazzino definitivo e registra le scritture della fattura d'acquisto.
Movimenti fattura e magazzino
La gestione complessa dei Resi: Proteggere le medie
Un reso è un movimento di magazzino inverso che può distruggere la pertinenza del vostro costo medio o del vostro FIFO se gestito male.
La trappola della reintegrazione
Se un cliente restituisce un prodotto acquistato un anno fa (costo originale: 80 €) mentre il costo medio attuale è di 120 €, una reintegrazione automatica al costo attuale falserebbe il vostro inventario di 40 €.
L'arma assoluta: Lo Storno esatto del costo (Exact Cost Reversing)
Nei parametri di vendita e acquisto, l'opzione "Storno esatto costo obbligatorio" deve essere attivata.
- Funzionamento: Obbliga l'utente a collegare il reso alla spedizione originale tramite la funzione "Prendi righe documento registrato da stornare".
- Risultato: Il sistema va a cercare l'esatta Value Entry dell'epoca. Il reso è così neutro per la valorizzazione del magazzino.
Questo articolo ha il solo scopo di illustrare l'aspetto contabile della gestione di magazzino, scriverò un articolo sul processo completo del reso.
Conti coinvolti e Schema di scrittura
Nella contabilità italiana, un reso di merce deve essere trattato con estremo rigore per riflettere l'annullamento del costo di uscita iniziale.
Per un reso cliente: La scrittura contabile consiste nel addebitare nuovamente il conto di magazzino 370 (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01) e accreditare il conto di variazione rimanenze 607 (🇫🇷607, 🇬🇧5000, 🇮🇹40.00.01) (o 713 per i prodotti finiti (🇫🇷713, 🇬🇧5050, 🇮🇹48.05.01)). Se il reso è valorizzato tramite lo storno esatto dei costi, l'importo utilizzato sarà strettamente identico a quello della vendita originale.
Schema Tipo:
Dare 370 (Rimanenze merci) (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01): +80 €
Avere 607 (Variazione rimanenze) (🇫🇷607, 🇬🇧5000, 🇮🇹40.00.01): -80 €
Questo meccanismo permette di "pulire" il conto economico dal costo che era stato rilevato al momento della vendita, reintegrando il valore esatto nello stato patrimoniale.
Parametrizzazione in Business Central
Affinché queste scritture siano automatiche e senza errori, la configurazione si effettua:
- Nelle Impostazioni registrazioni generali, per il Conto costo del venduto (COGS): È questo conto (generalmente il 607 (🇫🇷607, 🇬🇧5000, 🇮🇹40.00.01)) che riceverà l'accredito in caso di reso cliente. In Impostazioni registrazioni magazzino: Il sistema utilizza il Conto magazzino (370 (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01)) per la reintegrazione fisica.
- Punto di attenzione: Se utilizzate sconti o oneri durante il reso, assicuratevi di compilare il Conto note credito vendita (709 (🇫🇷709, 🇬🇧4100, 🇮🇹51.05.01)) per isolare l'aspetto commerciale (il rimborso del prezzo di vendita) dall'aspetto logistico (la reintegrazione del valore di magazzino).
Trasferimenti tra depositi: Anche il valore viaggia
Spostare un prodotto dal Magazzino A al Magazzino B non cambia la sua natura, ma può cambiarne il valore se il tragitto genera dei costi.
Lo stock "In Transito"
L'utilizzo di un Codice di transito è imperativo. Durante il tragitto, la merce è situata in un magazzino virtuale. Il valore rimane portato da un conto di magazzino Interim dedicato, evitando così un "buco" nel vostro bilancio durante il trasporto.
Il conto per il transito
Nella contabilità italiana, il valore delle merci "in viaggio" non deve essere mescolato con lo stock disponibile alla vendita se si desidera un inventario preciso. Si utilizza generalmente il conto 378 - Merci in viaggio (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15). Questo è un conto dell'attivo circolante che garantisce che la merce appartenga ancora alla società, anche se non è più fisicamente su uno scaffale.
Configurare i conti contabili
Per orchestrare questo flusso senza errori, la configurazione deve essere rigorosa nella pagina Impostazioni registrazioni magazzino: per i magazzini di partenza e destinazione, si inserisce il conto 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) nella colonna "Conto magazzino" e il 378 (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15) nella colonna "Conto magazzino (Interim)". La sottigliezza risiede nella riga dedicata al magazzino di transito: per forzare il sistema a isolare il valore "in viaggio" nel bilancio, è imperativo inserirvi il conto 378 (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15) direttamente nella colonna "Conto magazzino". Questa configurazione garantisce che, al momento della spedizione, il valore lasci il 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) di partenza per raggiungere il 378 (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15) del transito, prima di ritrovare il 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) finale al momento del carico, offrendo così una lettura limpida dell'inventario in viaggio sul vostro bilancio di verifica.
Impostazioni registrazioni magazzino
Meccanica dei flussi di transito
L'architettura contabile del transito si scompone in due tempi perfettamente sincronizzati:
Alla spedizione del trasferimento
Al momento della spedizione di un trasferimento, Business Central esegue un "giroconto" contabile istantaneo per garantire che la merce non scompaia mai dal bilancio, anche quando lascia fisicamente il suo scaffale d'origine. Il sistema genera quindi delle scritture speculari:
- Una prima coppia (Avere 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Dare 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) storna il valore nel magazzino di partenza,
- Una seconda coppia (Dare 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Avere 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) lo reintegra immediatamente sotto la responsabilità del magazzino di transito.
Questo meccanismo di doppia scrittura permette di neutralizzare l'impatto sul conto economico (il conto 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05) viene addebitato e poi accreditato dello stesso importo) trasferendo al contempo la proprietà finanziaria dell'attivo dal magazzino A al magazzino di transito. Analizzando il dettaglio delle scritture, noterete che sebbene il conto generale resti lo stesso, il codice magazzino cambia: il valore ha lasciato lo stock disponibile per unirsi allo "stock in viaggio", assicurando così una tracciabilità perfetta tra il momento in cui il camion viene caricato e quello in cui viene ricevuto.
Movimenti registrazioni magazzino in transito
Al carico del trasferimento
Al carico del trasferimento, Business Central riproduce questo meccanismo di "giroconto" inverso per sancire la fine del viaggio e la messa in disponibilità fisica della merce nel deposito di destinazione. Il sistema genera un nuovo set di scritture speculari:
- Una prima coppia (Avere 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Dare 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) storna il valore residuo sul magazzino di transito, ponendo fine alla responsabilità dello "stock in viaggio",
- Una seconda coppia (Dare 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Avere 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) reintegra questo valore nel bilancio sotto il codice del magazzino di arrivo.
Questa fase finale chiude matematicamente il flusso: il conto di variazione rimanenze (603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) viene nuovamente neutralizzato e il valore d'inventario ritrova il suo conto di magazzino standard (370/371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10)). Il cerchio si chiude, garantendo che ogni centesimo sia transitato ininterrottamente dal punto A al punto B, mantenendo una tracciabilità limpida per il controller di gestione.
Movimenti registrazioni magazzino in transito
Differenze di Inventario: La verità del campo
Inventario
Per garantire una tracciabilità rigorosa, il consulente contabile deve creare due Gruppi registrazione prodotto distinti nelle Impostazioni registrazioni generali.
Categorie reg. prodotto magazzino
Il primo, dedicato alle diminuzioni, orienta il Conto rettifica magazzino verso il 658 (Perdite su stock (🇫🇷658, 🇬🇧5100, 🇮🇹55.01.01)), mentre il secondo, dedicato agli aumenti, punta verso il 603 (🇫🇷603, 🇬🇧5050, 🇮🇹48.05.01) o il 791 (🇫🇷791, 🇬🇧4900, 🇮🇹50.01.01).
Setup registrazioni generali
Si utilizza il 603 (🇫🇷603, 🇬🇧5050, 🇮🇹48.05.01) per una rettifica di gestione classica (diminuzione del costo consumato) e il 791 (🇫🇷791, 🇬🇧4900, 🇮🇹50.01.01) per isolare il guadagno come provento straordinario o sopravvenienza attiva.
La procedura richiede l'utilizzo di una Registrazioni fisiche magazzino dove, dopo l'inserimento del conteggio fisico, occorre prestare particolare attenzione all'indirizzamento contabile: ogni riga che mostra una differenza positiva deve essere associata manualmente al gruppo reg. prodotto degli aumenti, e viceversa per le righe in diminuzione.
Registrazioni magazzino inventario
Questa disciplina di inserimento assicura che i flussi di rettifica impattino le corrette voci del conto economico, evitando così compensazioni opache tra perdite e guadagni di inventario.
Scarto (Messa a nudo)
Per un finanziario, lo scarto è un'operazione di pulizia dell'attivo che deve essere isolata dai normali flussi di vendita. Per orchestrare questo indirizzamento, la configurazione si basa su una doppia impostazione:
- da un lato, il conto magazzino (370 (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01)) è definito nella pagina Impostazioni registrazioni magazzino all'incrocio tra magazzino e gruppo registrazione magazzino dell'articolo;
- dall'altro, il conto rettifica magazzino (671 (🇫🇷671, 🇬🇧900, 🇮🇹55.10.01) o 658 (🇫🇷658, 🇬🇧5100, 🇮🇹55.01.01)) è impostato nelle Impostazioni registrazioni generali su una nuova riga che associa un codice mercato vuoto con il gruppo prodotto SCARTO (REBUT).
Setup registrazioni generali
Al fine di garantire la validità della scrittura, è imperativo passare per una registrazione articoli dedicata allo scarto. Durante l'inserimento, assicuratevi di selezionare l'articolo interessato, il codice motivo SCARTO, nonché una quantità negativa (rettifica negativa).
Registrazioni articoli per scarto
Non bisogna assolutamente dimenticare di forzare manualmente il gruppo reg. prodotto SCARTO sulla riga della registrazione: è questo elemento che servirà da guida per accreditare il vostro conto 370 (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01) e addebitare il vostro conto di oneri straordinari, preservando così la chiarezza del vostro margine operativo.
Conclusione: Padroneggiare l'imprevisto
Gestire i flussi avanzati significa accettare che il valore di un articolo sia un dato vivo. Gli Oneri Accessori sono lo strumento di riconciliazione per eccellenza tra logistica e finanza. Trasformano una stima in un costo reale (Landed Cost), garantendo un'analisi del margine di una precisione chirurgica.
Ora che sappiamo gestire i flussi e i loro imprevisti, come assicurarci che tutto torni alla perfezione a fine mese? Questo sarà l'oggetto dei miei prossimi articoli: il controllo finanziario, l'audit e la chiusura.