Dans l'épisode précédent, nous avons bâti une forteresse de configuration. Cependant, la vie d'un gestionnaire de stock n'est pas un long fleuve tranquille. Entre les factures de transport qui arrivent trois semaines après la marchandise, les clients qui changent d'avis, et les transferts entre dépôts, la "valeur" du stock est une donnée vivante.
Cet article explore comment gérer ces " accidents » logistiques pour obtenir ce que tout directeur financier recherche : le Landed Cost (le coût de revient réel, rendu à l'entrepôt), tout en assurant une parfaite synchronisation avec la comptabilité générale.
La maîtrise des frais annexes (Item Charges)
Le prix d'achat figurant sur la commande fournisseur n'est qu'une base de travail. Pour connaître la rentabilité réelle, il faut y intégrer les "frais d'approche". Business Central utilise pour cela les Frais Annexes. Contrairement à une ligne d'article, le frais annexe n'a pas de poids physique, mais il possède une puissance de réévaluation financière qui modifie directement la valeur de votre actif.
La table des frais annexes dans Business Central se compose principalement d'un code unique et d'une description, servant de pivot pour identifier la nature de la charge, comme le transport ou la douane. Elle intègre également des groupes de comptabilisation produit qui permettent d'orienter automatiquement les flux financiers vers les bons comptes de variation de stock ou de charges du PCG.
Deux stratégies d'affectation selon l'origine du frais
Selon le flux de votre chaîne logistique, vous utiliserez l'une des deux méthodes suivantes:
L'affectation sur la Commande d'Achat d'origine
C'est le scénario le plus fluide : votre fournisseur de marchandises assure lui-même le transport et vous le facture sur le même document.
- La manipulation : Sur la commande, après vos lignes d'articles, vous ajoutez une ligne de type Frais annexe. Via la fonction Affectation frais annexes, vous répartissez ce montant sur les lignes d'articles présentes.
- L'automatisme comptable : Dès la validation de la Réception, Business Central augmente la valeur de votre stock. Si le paramètre "Comptabilisation coût prévu" est activé, le système génère automatiquement une écriture au bilan (Débit du compte 378 (🇫🇷378, 🇬🇧1250, 🇮🇹13.10.50)) compensée par une dette théorique (Crédit du compte 4081 FNP (🇫🇷408, 🇬🇧2150, 🇮🇹21.05.00)). Le surcoût est donc effectif en comptabilité avant même d'avoir reçu la facture.
Commande achat avec des frais annexes
Pour répartir la ligne de frais annexes, il suffit d'utiliser la fonction "Affectation frais annexes" depuis la ligne concernée, puis de sélectionner l'option "Suggérer affectation" afin que le système ventile automatiquement le montant sur les lignes d'articles de la commande selon le poids, le volume ou la valeur.
Répartition des frais annexes
Une fois la réception et la facture validées, l'évaluation de l'entrée de stock incluant les frais annexes est consultable dans les écritures de valeur de l'article concerné.
L'affectation via une facture d'achat séparée (Prestataire tiers)
C'est le cas classique à l'import: vous achetez vos produits à un fournisseur, mais un transitaire ou un transporteur (type DHL) vous facture les frais de port et les douanes plus tard.
- La manipulation: Créez une facture d'achat au nom du transporteur. Sur la ligne de frais annexe, utilisez la fonction Extraire lignes réception. BC vous permet de piocher dans l'historique de vos réceptions passées pour y "coller" la valeur du frais.
- La récursivité: Si les articles ont déjà été vendus, BC crée une Value Entry d'ajustement qui vient corriger rétroactivement le coût de la vente.
Facture d’achat avec Frais annexes
Il faut cliquer sur l'action affectation frais annexes depuis la ligne concernée de la facture pour répartir le surcoût sur les lignes de réception correspondantes.
Répartition des frais annexes sur Facture d’achat
Les méthodes de répartition: La précision chirurgicale
Une fois les lignes cibles choisies, en cliquant sur l'action Suggérer affectation frais annexes située dans le ruban, un menu contextuel apparaît pour vous permettre de choisir entre quatre modes de répartition: Égal, Quantité, Montant ou Poids/Volume:
- Égale: Chaque ligne reçoit la même part.
- Montant: Répartition au prorata de la valeur financière. Idéal pour l'assurance.
- Poids / Volume: La méthode reine pour le transport. Si un camion contient 1 tonne de fer et 10 kg de plumes, le fer doit supporter l'essentiel du coût.
Répartition des frais annexes sur Facture d’achat
Schéma comptable et Plan Comptable Français (PCG)
Pour que ces frais impactent le bilan, Business Central s'appuie sur des comptes spécifiques que vous devez configurer dans les matrices de postage:
- Réception - Compte 378 Stock en attente au débit (🇫🇷378, 🇬🇧1250, 🇮🇹13.10.50)
- Réception - Compte 4081 Factures non parvenues au crédit (🇫🇷408, 🇬🇧2150, 🇮🇹21.05.00)
- Facturation - Compte 370 Stock de marchandise au débit (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01)
- Facturation - Compte 401 Fournisseur au crédit (🇫🇷401, 🇬🇧2100, 🇮🇹21.00.01)
Les comptes de Stock et stock en attente se trouvent dans Paramètres compte Stock:
Compte Stock en attente - Paramétre Compta Stock
Le compte de Factures non parvenues se trouve dans Paramètres comptabilisation:
Compte de facture non parvenue - Paramétres comptabilisation
Une fois la réception d'article validée, si les options de comptabilisation automatique et des coûts prévus sont activés dans les paramètres stock, les écritures de factures non parvenues se généreront automatiquement.
Ecritures de facture non parvenue
Après la validation de la facture, le système génère automatiquement l'extourne de la facture non parvenue au profit du compte fournisseur, transfère la valeur du compte de stock en attente vers le compte de stock définitif et comptabilise les écritures de la facture d'achat.
Ecritures de facture et stock
La gestion complexe des Retours: Protéger les moyennes
Un retour est un mouvement de stock inversé qui peut détruire la pertinence de votre coût moyen ou de votre FIFO s'il est mal géré.
Le piège de la réintégration
Si un client rend un produit acheté il y a un an (coût d'origine : 80 €) alors que le coût moyen actuel est de 120 €, une réintégration automatique au coût actuel fausserait votre inventaire de 40 €.
L'arme absolue: L'Inversion exacte des coûts (Exact Cost Reversing)
Dans les paramètres de vente et d'achat, l'option "Coût retour identique obligatoire" doit être activée.
- Fonctionnement: Elle force l'utilisateur à lier le retour à l'expédition d'origine via la fonction "Extraire lignes documents à annuler".
- Résultat: Le système va chercher la Value Entry précise de l'époque. Le retour est ainsi neutre pour la valorisation du stock.
Cet article n’a pour but que d’illustrer l’aspect comptable de la gestion de stock, j’écrirai un article sur le processus complet du rendu.
Comptes du PCG impliqués et Schéma d'écriture
En comptabilité française, un retour de marchandise doit être traité avec une rigueur absolue pour refléter l'annulation de la charge de sortie initiale.
Pour un retour client: L'écriture comptable consiste à débiter à nouveau le compte de stock 370 (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01) et à créditer le compte de variation de stock 607(🇫🇷607, 🇬🇧5000, 🇮🇹40.00.01) (ou 713 pour les produits finis(🇫🇷713, 🇬🇧5050, 🇮🇹48.05.01)). Si le retour est valorisé via l'inversion exacte des coûts, le montant utilisé sera strictement identique à celui de la vente d'origine.
Schéma Type:
Débit 370 (Stock réel) (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01): +80 €
Crédit 607 (Variation de stock) (🇫🇷607, 🇬🇧5000, 🇮🇹40.00.01): -80 €
Ce mécanisme permet de "nettoyer" le compte de résultat de la charge qui avait été constatée lors de la vente, tout en réintégrant la valeur exacte au bilan.
Paramétrages dans Business Central
Pour que ces écritures soient automatiques et sans erreur, le paramétrage s'effectue:
- Dans la Configuration comptable marché/produit, pour le Compte déstockage (COGS): C'est ce compte (généralement le 607 (🇫🇷607, 🇬🇧5000, 🇮🇹40.00.01)) qui recevra le crédit lors d'un retour client.
- Dans Groupe de compta. stock: Le système utilise le Compte stock (370(🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01)) pour la réintégration physique.
- Point de vigilance: Si vous utilisez des remises ou des frais lors du retour, assurez-vous de renseigner le Compte avoirs vente (709 (🇫🇷709, 🇬🇧4100, 🇮🇹51.05.01)) pour isoler l'aspect commercial (le remboursement du prix de vente) de l'aspect logistique (la réintégration de la valeur de stock).
Transferts entre entrepôts: La valeur voyage aussi
Déplacer un produit du Magasin A vers le Magasin B ne change pas sa nature, mais peut changer sa valeur si le trajet engendre des frais.
Le stock "En Transit"
L'utilisation d'un Code de transfert est impérative. Durant le trajet, la marchandise est située dans un magasin virtuel. La valeur reste portée par un compte de stock Interim dédié, évitant ainsi un trou dans votre bilan durant le transport.
Le compte PCG pour le transit
En comptabilité française, la valeur des marchandises "en cours de route" ne doit pas être mélangée avec le stock disponible à la vente si l'on veut un inventaire précis. On utilise généralement le compte 378 - Stocks en cours de route (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15). Ce compte est un compte d'actif circulant qui garantit que la marchandise appartient toujours à la société, même si elle n'est plus physiquement sur une étagère.
Paramètrer les comptes de comptabilité
Pour orchestrer ce flux sans erreur, le paramétrage doit être rigoureux dans la page Groupes compta. stock: pour les magasins de départ et de destination, on renseigne le compte 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) dans la colonne " Compte stock » et le 378 (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15) dans la colonne " Compte stock (Interim) ». La subtilité réside dans la ligne dédiée au magasin de transit: pour forcer le système à isoler la valeur " en voyage » au bilan, il est impératif d'y renseigner le compte 378 (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15) directement dans la colonne " Compte stock ». Cette configuration garantit que, lors de l'expédition, la valeur quitte le 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) du départ pour rejoindre le 378 (🇫🇷378 🇬🇧1250 🇮🇹13.15) du transit, avant de retrouver le 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) final lors de la réception, offrant ainsi une lecture limpide de l'inventaire en cours de route sur votre balance comptable.
Mécanique des flux de transit
L'architecture comptable du transit se décompose en deux temps parfaitement synchronisés:
À l'expédition du transfert
Lors de l'expédition d'un transfert, Business Central exécute une " bascule » comptable instantanée pour garantir que la marchandise ne disparaisse jamais du bilan, même lorsqu'elle quitte physiquement son étagère d'origine. Le système génère alors des écritures miroir:
- Un premier couple (Crédit 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Débit 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) solde la valeur dans le magasin de départ,
- Un second couple (Débit 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Crédit 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) la réintègre immédiatement sous la responsabilité du magasin de transit.
Ce mécanisme de double écriture permet de neutraliser l'impact sur le compte de résultat (le compte 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05) est débité puis crédité du même montant) tout en transférant la propriété financière de l'actif du magasin A vers le magasin de transit. Si vous analysez le détail des écritures, vous constaterez que si le compte général reste le même, le code magasin change : la valeur a quitté le stock disponible pour rejoindre le " stock en voyage », assurant ainsi une traçabilité parfaite entre le moment où le camion est chargé et celui où il est réceptionné.
Ecriture compta. Stock en transit
À la réception du transfert
À la réception du transfert, Business Central reproduit ce mécanisme de " bascule » inversée pour acter la fin du voyage et la mise en disponibilité physique de la marchandise dans le dépôt de destination. Le système génère un nouveau jeu d'écritures "miroir":
- Un premier couple (Crédit 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Débit 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) solde la valeur résiduelle sur le magasin de transit, mettant ainsi fin à la responsabilité du " stock en voyage »,
- Un second couple (Débit 371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10) / Crédit 603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) réintègre cette valeur au bilan sous le code du magasin d'arrivée.
Cette étape finale clôture mathématiquement le flux : le compte de variation de stock (603 (🇫🇷603 🇬🇧5000 🇮🇹48.05)) est à nouveau neutralisé et la valeur d'inventaire retrouve son compte de stock standard (370/371 (🇫🇷371 🇬🇧1200 🇮🇹13.10)). La boucle est bouclée, garantissant que chaque centime a transité de façon ininterrompue du point A au point B, tout en conservant une piste d'audit limpide pour le contrôleur de gestion.
Ecriture compta. Stock en transit
Écarts d'Inventaire: La vérité du terrain
Inventaire
Pour garantir une traçabilité rigoureuse, l'expert-comptable doit créer deux Groupes compta. produit distincts dans la Configuration comptable marché/produit.
Groupes compta produit pour le stock
Le premier, dédié aux diminutions, oriente le Compte ajustement stock vers le 658 (Pertes sur stocks (🇫🇷658, 🇬🇧5100, 🇮🇹55.01.01)), tandis que le second, dédié aux augmentations, pointe vers le 603 (🇫🇷603, 🇬🇧5050, 🇮🇹48.05.01) ou le 791 (🇫🇷791, 🇬🇧4900, 🇮🇹50.01.01).
Paramètres comptabilisation
On utilise le 603 (🇫🇷603, 🇬🇧5050, 🇮🇹48.05.01) pour une régularisation d'exploitation classique (diminution de la charge consommée) et le 791 (🇫🇷791, 🇬🇧4900, 🇮🇹50.01.01) pour isoler le gain en tant que produit exceptionnel ou transfert de charges.
La procédure exige l'utilisation d'une Feuille d'inventaire où, après la saisie du comptage physique, une attention particulière doit être portée à l'aiguillage comptable: chaque ligne affichant un écart positif doit être manuellement associée au groupe compta. produit d'augmentation, et inversement pour les lignes en diminution.
Cette discipline de saisie assure que les flux de régularisation impactent les bons postes du compte de résultat, évitant ainsi toute compensation opaque entre les pertes et les gains d'inventaire.
Mise au rebut
Pour un financier, la mise au rebut est une opération d'épuration de l'actif qui doit être isolée des flux de vente habituels. Pour orchestrer ce routage, le paramétrage repose sur une double configuration:
- d'une part, le compte de stock (370 (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01)) est défini dans la page Groupes compta. stock au croisement du magasin et du groupe comptable de l'article;
- d'autre part, le compte d'ajustement stock (671 (🇫🇷671, 🇬🇧900, 🇮🇹55.10.01) ou 658 (🇫🇷658, 🇬🇧5100, 🇮🇹55.01.01)) est paramétré dans la Configuration comptable marché/produit sur une nouvelle ligne associant un code marché à vide avec le groupe produit REBUT.
Paramètre comptabilisation
Afin de garantir la validité de l'écriture, il est impératif de passer par une feuille article dédiée au rebut. Lors de la saisie, veillez à bien sélectionner l'article concerné, le code motif REBUT, ainsi qu'une quantité négative (ajustement négatif).
Feuille article pour mise au rebut
Il ne faut surtout pas oublier de forcer manuellement le groupe compta. produit REBUT sur la ligne de la feuille : c'est cet élément qui servira d'aiguillage pour créditer votre compte 370 (🇫🇷370, 🇬🇧1200, 🇮🇹13.10.01) et débiter votre compte de charges exceptionnelles, préservant ainsi la netteté de votre marge d'exploitation.
Conclusion: Maîtriser l'imprévu
Gérer les flux avancés, c'est accepter que la valeur d'un article est une donnée vivante. Les Frais Annexes sont l'outil de réconciliation par excellence entre la logistique et la finance. Ils transforment une estimation en un coût réel (Landed Cost), garantissant une analyse de marge d'une précision chirurgicale.
Maintenant que nous savons gérer les flux et leurs aléas, comment s'assurer que tout retombe "pile" à la fin du mois? C'est l'objet de mes prochains articles: le contrôle financier, l'audit et la clôture.