La fase di transizione: Il passaggio a cliente dubbio
Non bisogna confondere l'incertezza con la certezza. La gestione contabile delle difficoltà di pagamento segue una precisa gradazione, dettata dal principio di prudenza del Piano Contabile Generale (PCG).
Questo principio richiede di contrassegnare i crediti la cui riscossione diventa incerta prima di riconoscere una perdita definitiva. Questo è il passaggio a "cliente dubbio".
Il momento opportuno
Quando emerge un rischio di mancato recupero, la contabilizzazione di un credito deve essere adeguata di conseguenza. L'ingresso nello stato di "dubbio" non deriva da una scadenza rigida o da un ordine del tribunale, ma piuttosto dalla consapevolezza di un reale rischio di mancato recupero. Che sia a seguito di solleciti infruttuosi, di una controversia commerciale che si trascina o dell'apertura di una procedura di salvaguardia, la contabilità deve riflettere immediatamente questa vulnerabilità. L'obiettivo è duplice: primo, isolare queste attività compromesse per non confonderle con i crediti sani e, secondo, preparare il terreno per la svalutazione fiscale.
In questo periodo di scetticismo, il diritto contabile richiede l'applicazione del principio precauzionale. Anche se il legame legale con il cliente è mantenuto e il credito figura ancora come attività in bilancio, esso deve comunque essere "indicizzato" da un accantonamento. La registrazione di un fondo o di una svalutazione consente quindi di rilevare un potenziale onere nel conto economico, senza dover attendere la perdita definitiva. Questa misura rimane per sua natura reversibile. Se la situazione del debitore migliora, o se avviene un pagamento, l'accantonamento viene stornato con una scrittura di ripristino (Conto 🇫🇷7817 🇬🇧8150 🇮🇹52.10.05), restituendo così il valore inizialmente dedotto al risultato netto.
Lo schema contabile
Il passaggio a dubbio è un'operazione di riclassificazione che non modifica il risultato, seguita da un accantonamento che, a sua volta, incide sull'utile.
Fase A: Riclassificazione del credito (Importo lordo / IVA inclusa)
- Addebito conto 416 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti)
- Accredito conto 411 (🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti)
Fase B: Rilevazione della svalutazione (Importo netto / IVA esclusa)
L'accantonamento viene sempre calcolato sull'importo al netto delle imposte, perché l'azienda non può accantonare l'IVA che non ha ancora definitivamente perso.
- Addebito conto 6817 (🇫🇷6817 🇬🇧8100 🇮🇹12.05.01 Svalutazione crediti)
- Accredito conto 491 (🇫🇷491 🇬🇧1190 🇮🇹04.01.09 Fondo svalutazione crediti)
Implementazione in Microsoft Business Central
In Business Central, non esiste un trasferimento automatico a un conto 416 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti). La procedura raccomandata è la seguente:
- Modifica del Gruppo di registrazione cliente: è possibile creare un "Gruppo di registrazione cliente" personalizzato chiamato "DUBBIO", che sarà collegato al conto di contabilità generale 416 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti). Modificando il gruppo nella scrittura di riclassificazione, il credito viene spostato a livello contabile.
- Inserimento della svalutazione: viene eseguito tramite una Registrazione COGE. L'utente inserisce una riga addebitando il conto 6817 (🇫🇷6817 🇬🇧8100 🇮🇹12.05.01 Svalutazione crediti) e accreditando il conto 491 (🇫🇷491 🇬🇧1190 🇮🇹04.01.09 Fondo svalutazione crediti).
- Tracciabilità: si consiglia di utilizzare le Dimensioni per contrassegnare queste scritture, consentendo così la generazione di un'analisi scadenziata specifica per i soli clienti dubbi.
Tuttavia, la situazione si complica se la fattura o le fatture relative al credito dubbio sono soggette a IVA per cassa (UK VAT Cash Accounting Scheme, IT IVA per cassa, US Cash Basis (Sales Tax)). Più avanti, affronterò questo problema e mostrerò l'approccio migliore da adottare.
Configurazione
Gruppo di registrazione cliente "Dubbio"
Il primo passo della configurazione in Business Central per gestire il rischio di mancato recupero è la creazione di uno specifico Gruppo di registrazione cliente. È essenziale creare un nuovo gruppo denominato, ad esempio, "DUBBIO". Questo nuovo gruppo di registrazione deve essere associato al conto generale 416 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti).
Questa configurazione consente una riclassificazione facile e tracciabile di tutti i crediti incerti dal conto clienti sani (411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti)) allo specifico conto di monitoraggio (416, (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti)), isolando così il rischio nel Libro Mastro.
Gruppi registrazione clienti
Consenti gruppi di registrazione multipli
L'impostazione seguente, spesso denominata autorizzazione di "Gruppi di registrazione alternativi" o "Gruppi di registrazione multipli", è cruciale. Consente di specificare che si desidera poter gestire diversi gruppi di registrazione clienti per la stessa entità cliente, passando così fluidamente da un conto di controllo all'altro (ad esempio, dal 411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti) al 416 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti). Questa funzionalità garantisce la flessibilità necessaria per riclassificare i crediti sani in crediti dubbi.
Configurazione contabilità vendite e crediti
Gruppi di registrazione multipli
Per garantire una transizione agevole e collegare il nuovo gruppo "DUBBIO" al gruppo principale ("NAZIONALE", "ESTERO", ecc.), Business Central offre la possibilità di autorizzare gruppi di registrazione alternativi. Nella scheda del gruppo di registrazione principale (es. "NAZIONALE"), è possibile, tramite il pulsante "Gruppi alternativi", designare "DUBBIO" come gruppo autorizzato.
Questa configurazione avanzata garantisce che, anche in caso di errore di inserimento o durante i processi automatizzati, il sistema riconosca la validità della riclassificazione al conto dubbio, mantenendo così una chiara traccia di controllo tra il conto cliente iniziale e il suo stato di rischio.
Registrazione
La Registrazione COGE
La Registrazione COGE in Business Central è lo strumento preferito per registrare le scritture di riclassificazione e accantonamento. Consente una flessibilità essenziale nella gestione dei crediti dubbi, in particolare per quanto riguarda l'Imposta sul Valore Aggiunto (IVA).
Poiché il passaggio iniziale di un credito sano (411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti)) a 416 dubbio (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti) non influisce sull'IVA, e in particolare nel caso di aziende soggette a IVA per cassa, è richiesta estrema cautela. L'IVA incassata su questo credito rimane dovuta allo Stato fino a quando non viene registrata la perdita definitiva o non avviene il pagamento.
Sarà quindi necessario eseguire operazioni aggiuntive per stornare l'IVA incassata a causa del collegamento prematuro della fattura iniziale e riallocarla alla fase di incasso.
Il meccanismo della Registrazione COGE verrà utilizzato per:
- Riclassificare il credito al 1100 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti): creazione di scritture C/G che si compensano a vicenda o transitano attraverso un conto transitorio temporaneo.Riconoscere l'accantonamento (Addebito 6817(🇫🇷6817 🇬🇧8100 🇮🇹12.05.01 Svalutazione crediti) / Accredito 491(🇫🇷491 🇬🇧1190 🇮🇹04.01.09 Fondo svalutazione crediti))Riconoscere l'accantonamento (Addebito 6817(🇫🇷6817 🇬🇧8100 🇮🇹12.05.01 Svalutazione crediti) / Accredito 491(🇫🇷491 🇬🇧1190 🇮🇹04.01.09 Fondo svalutazione crediti))
Scritture: senza IVA per cassa (Regime di competenza)
Nel caso di una fattura di vendita in cui l'IVA è dovuta al momento dell'emissione (IVA immediata), la riclassificazione del credito verso cliente (411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti)) al conto crediti dubbi (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti) viene eseguita direttamente. L'operazione non comporta complicazioni fiscali immediate, poiché l'IVA è già stata dichiarata e versata allo Stato al momento della fatturazione. Il meccanismo dell'accantonamento per svalutazione (Addebito 6817(🇫🇷6817 🇬🇧8100 🇮🇹12.05.01 Svalutazione crediti)/Accredito 491(🇫🇷491 🇬🇧1190 🇮🇹04.01.09 Fondo svalutazione crediti)) è comunque richiesto per anticipare la probabile perdita sull'importo al netto delle imposte.
Prendiamo il caso di questa fattura di vendita:
Scritture fattura originale
Le scritture per trasferire il credito dal conto 411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti) al 416 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti) sono le seguenti:
Implementazione in Business Central
Non dimenticare di applicare (collegare) la fattura sulla prima riga; ciò consente di chiudere la fattura e generare una nuova data di scadenza sulla posizione del cliente.
💡Non specificare un tipo di documento per questo tipo di scrittura e, soprattutto, non dimenticare di cambiare il gruppo di registrazione in "DUBBIO" sulla seconda riga, il che consentirà di spostare il credito da un conto all'altro.
Pre-collegamento della fattura
Dopo la registrazione, le scritture generate appaiono così:
Nell'immagine precedente, possiamo vedere i movimenti generati dalla fattura iniziale che alimenta il conto 411 (🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti), nonché i movimenti di riallocazione che trasferiscono dal 411 (🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti) a favore del 416 (🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti).
A livello di movimenti contabili cliente, vediamo che la fattura originale è stata collegata alla scrittura di riclassificazione che ha creato una nuova data di scadenza.
I movimenti IVA non sono cambiati; nulla è stato creato da quel lato.
Scritture: con IVA per cassa
Nel caso di una fattura di vendita soggetta a IVA per cassa, l'attività è un po' più complessa. Il principio è passare attraverso un conto transitorio su cui genereremo lo storno dell'IVA incassata dovuto al collegamento della fattura iniziale, ma anche l'IVA per cassa per riportare l'imposta allo stato originale.
- Neutralizzazione del credito (Riga 1): la prima scrittura mira a annullare il credito inizialmente registrato nel conto 411 (🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti), utilizzando il gruppo di registrazione che lo controlla. Questa riga deve essere applicata alla fattura di vendita originale per chiuderla nel normale conto crediti verso clienti. Questa applicazione è interpretata da Business Central come un incasso, che ha l'effetto automatico di attivare l'IVA incassata (rendendola immediatamente esigibile).
- Storno dell'IVA attivata (Riga 2): per correggere l'effetto indesiderato della riga 1 sull'IVA, è necessaria una seconda riga. Essa mira a stornare l'IVA che è stata appena incassata e dichiarata. Questa scrittura utilizza un conto transitorio (471*) ed è configurata con il tipo registrazione IVA. È necessario assicurarsi che il Gruppo reg. IVA business/prodotto corrisponda al regime IVA immediata della stessa aliquota, per generare la scrittura di rettifica fiscale.
- Ricostituzione del credito dubbio (Righe 3 e 4): le ultime due righe della registrazione mirano a ricostituire il credito, non più nel conto 411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti), ma nel conto specifico 1100 (Clienti dubbi o litigiosi). Il conto transitorio (471(🇫🇷471 🇬🇧9999 🇮🇹26.10.00 Conto transitorio)) utilizzato nello storno IVA (Riga 2) viene azzerato dalla scrittura inversa, garantendo così che il conto di passaggio mostri un saldo pari a zero al termine dell'operazione.
In sintesi, questa sequenza consente di trasferire il credito dal 411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti) al 416(🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti), gestendo al contempo la complessità dell'IVA per cassa in modo che nessuna IVA venga dichiarata allo Stato prima del suo pagamento o della perdita definitiva.
Risultato della convalida contabile di questo schema di scrittura:
Nell'immagine precedente:
- Le prime 3 righe corrispondono alla fattura originale.
- Le due successive sono state generate dal collegamento della nota di credito; il sistema ha incassato l'IVA per cassa.
- Le tre successive corrispondono alla nota di credito, stornando quindi il conto crediti verso clienti 411(🇫🇷411 🇬🇧1100 🇮🇹04.01.01 Crediti verso clienti), con il conto transitorio utilizzato per calcolare l'IVA immediata come contropartita, che annulla l'IVA incassata nel punto precedente.
- Le ultime tre riportano il credito verso cliente nello stato patrimoniale ma sul conto 416(🇫🇷416 🇬🇧1101 🇮🇹04.01.02 Fondo svalutazione crediti), azzerano il conto transitorio e riallocano l'IVA per cassa.
Movimenti contabili cliente
A livello di movimenti contabili cliente, vediamo il collegamento della fattura originale alla riclassificazione e la nuova scadenza non incassata.
Infine, esaminando i movimenti IVA, le prime due righe corrispondono all'IVA per cassa attivata dal collegamento della nota di credito. La terza riga storna questa IVA incassata e l'ultima riporta l'imposta alla sua fase iniziale (da incassare).
Anticipazione fiscale: La svalutazione come scudo per i risultati
Non appena viene eseguita la riclassificazione al conto 1100, il meccanismo di prudenza deve essere attivato senza indugio rilevando l'accantonamento. Se il trasferimento a cliente dubbio isola legalmente il credito, esso non protegge ancora i risultati dell'azienda. È qui che entra in gioco la coppia di conti 6817(🇫🇷6817 🇬🇧8100 🇮🇹12.05.01 Svalutazione crediti) e 491(🇫🇷491 🇬🇧1190 🇮🇹04.01.09 Fondo svalutazione crediti), il cui ruolo è riflettere immediatamente il probabile esaurimento dell'attività. Agendo senza attendere, il contabile consente all'azienda di beneficiare di un'immediata riduzione fiscale: l'onere registrato diminuisce l'utile imponibile per l'esercizio finanziario corrente, offrendo così una boccata d'ossigeno in termini di flussi di cassa (sotto forma di risparmio fiscale) per compensare parzialmente il mancato incasso.
A livello tecnico, questo schema contabile si sviluppa con rigore matematico: addebitiamo il conto 6817(🇫🇷6817 🇬🇧8100 🇮🇹12.05.01 Svalutazione crediti) per registrare l'onere nel conto economico e accreditiamo in cambio il conto 491 (🇫🇷491 🇬🇧1190 🇮🇹04.01.09 Fondo svalutazione crediti). Quest'ultimo agisce come conto di valutazione delle attività. Si pone "di fronte" al credito dubbio per ridurne il valore netto contabile in bilancio.
💡È fondamentale sottolineare che questo accantonamento viene sempre calcolato sull'importo del credito al netto delle imposte: l'azienda svaluta solo la propria quota di reddito, essendo l'IVA un'imposta neutra che verrà rettificata successivamente con lo Stato solo se la perdita diventa irrevocabile.
Ancora una volta, la Registrazione COGE è lo strumento più appropriato in Business Central per convalidare questo tipo di scrittura di svalutazione.
Lo schema è il seguente:
La registrazione genererà i movimenti contabili.