La phase de transition: Le passage en client douteux
Il ne faut pas confondre l’incertitude et la certitude. La gestion comptable des difficultés de paiement suit une gradation précise, dictée par le principe de prudence du Plan Comptable Général (PCG).
Ce principe impose de marquer les créances dont le recouvrement devient incertain avant de constater une perte définitive. C’est le passage en "client douteux".
Le moment opportun
Lorsqu’un risque de non-recouvrement se profile, la comptabilisation d’une créance doit être adaptée en conséquence. L’inscription dans le statut de " douteux » ne découle pas d’une échéance rigide ni d’une ordonnance judiciaire, mais plutôt de la prise de conscience d’un véritable risque de non-recouvrement. Que ce soit suite à des relances infructueuses, à un litige commercial qui s’enlise ou à l’ouverture d’une procédure de sauvegarde, la comptabilité doit refléter cette vulnérabilité immédiatement. L’objectif est double: d’abord, isoler ces actifs compromis pour ne plus les confondre avec les créances saines, et, ensuite, préparer le terrain à la dépréciation fiscale.
En cette période de scepticisme, le droit comptable exige l’application du principe de précaution. Même si le lien juridique avec le client est maintenu et que la créance figure toujours à l’actif du bilan, elle doit toutefois être " indexée » par une provision. L’écriture de dotation ou de dépréciation permet ainsi d’enregistrer une éventuelle charge au compte de résultat, sans avoir à attendre la perte définitive. Cette mesure demeure par nature réversible. Si la situation du débiteur s’améliore, si un règlement survient, la provision est annulée par une écriture de reprise (Compte 7817 du PCG français), restituant ainsi au résultat net la valeur initialement retranchée.
Le schéma d'écriture
Le passage en douteux est une opération de reclassement qui ne modifie pas le résultat, suivie d'une provision qui, elle, impacte le bénéfice.
Étape A : Reclassement de la créance (Montant TTC)
- Débit du compte 416 (Clients douteux ou litigieux)
- Crédit du compte 411 (Clients)
Étape B : Constatation de la dépréciation (Montant HT)
La provision se calcule toujours sur le montant Hors Taxes, car l'entreprise ne peut pas provisionner une TVA qu'elle n'a pas encore définitivement perdue.
- Débit du compte 6817 (Dotations aux dépréciations des actifs circulants)
- Crédit du compte 491 (Dépréciations des comptes clients)
Mise en œuvre dans Microsoft Business Central
Dans Business Central, il n'existe pas de transfert automatique vers un compte 416 (Clients douteux ou litigieux)(Allowance for Doubtful Accounts Account or Provision for Doubtful Debts account)(Conto Fondo svalutazione crediti). La procédure recommandée est la suivante:
- Changement de Groupe Compta Client: On peut créer un "Groupe comptabilisation client" personnalisée appelée "DOUTEUX", qui sera liée au compte général 416. En modifiant le groupe sur l'écriture de reclassement, la créance est déplacée comptablement.
- Saisie de la dépréciation: Elle s'effectue via une Feuille comptable. L'utilisateur saisit une ligne au débit du 6817 et au crédit du 491.
- Traçabilité: Il est conseillé d'utiliser les Dimensions pour marquer ces écritures, permettant ainsi de générer un état de balance âgée spécifique aux seuls clients douteux.
Toutefois, la situation se complique si la ou les factures dont la créance est douteuse sont soumises à TVA sur encaissement (UK VAT Cash Accounting Scheme, IT IVA per cassa, US Cash Basis (Sales Tax)). Plus loin, je vais aborder cette question et montrer la meilleure approche à adopter.
Le paramétrage
Groupe compta client “douteux”
La première étape de paramétrage dans Business Central pour gérer le risque de non-recouvrement est la création d'un Groupe de comptabilisation client spécifique. Il est essentiel de créer un nouveau groupe nommé, par exemple, "DOUTEUX". Ce nouveau groupe compta. doit être associé au compte général 416 (Clients douteux ou litigieux).
Cette configuration permet de reclasser facilement, et de manière traçable, toutes les créances incertaines hors du compte clients sain (411) vers le compte de suivi spécifique (416), isolant ainsi le risque dans le Grand Livre.
Autoriser les multi groupe compta
Le paramétrage suivant, souvent désigné comme l'autorisation des "Groupes de comptabilisation alternatifs" ou "Multi groupe compta", est crucial. Il permet de spécifier que l'on souhaite pouvoir gérer plusieurs groupes comptables clients pour une même entité client, et ainsi passer fluidement d'un compte centralisateur à un autre (par exemple, du 411 au 416). Cette fonctionnalité assure la souplesse nécessaire pour le reclassement des créances saines vers les créances douteuses.
Multi groupe compta
Afin d'assurer une transition fluide et de lier le nouveau groupe "DOUTEUX" au groupe principal ("NATIONAL", "EXPORT", etc.), Business Central offre la possibilité d'autoriser les groupes de comptabilisation alternatifs. Dans la fiche du groupe de comptabilisation principal (ex: "NATIONAL"), il est possible, via le bouton "Groupes alternatifs", de désigner "DOUTEUX" comme un groupe autorisé.
Cette configuration avancée permet de s'assurer que, même en cas d'erreur de saisie ou lors de processus automatisés, le système reconnaisse la validité du reclassement vers le compte douteux, en maintenant ainsi une piste d'audit claire entre le compte client initial et son état de risque.
La comptabilisation
La feuille comptable
La Feuille comptable dans Business Central est l'outil privilégié pour enregistrer les écritures de reclassement et de provision. Elle permet une souplesse essentielle dans la gestion des créances douteuses, notamment en ce qui concerne la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA).
Puisque le passage initial d'une créance saine (411) à douteuse (416) n'affecte pas la TVA, et en particulier dans le cas des entreprises soumises à la TVA sur les encaissements, une prudence supplémentaire est requise. La TVA collectée sur cette créance reste due à l'État tant que la perte définitive n'est pas actée ou que le règlement n'a pas eu lieu.
Il faudra donc effectuer des opérations supplémentaires pour extourner cette TVA collectée par le lettrage prématuré de la facture initiale et la réimputer à l’encaissement.
Le mécanisme de la Feuille comptable sera utilisé pour:
- Reclasser la créance vers le 416: Création d'écritures de Grand Livre qui se soldent entre elles ou qui passent par un compte d'attente (ou compte de transition) temporaire.
- Constater la provision (Débit 6817 / Crédit 491)
Les écritures: sans TVA sur encaissement
Dans le cas d’une facture de vente où la TVA est exigible dès son émission (TVA sur les débits), le reclassement de la créance client (411) vers le compte des créances douteuses (416) se fait directement. L’opération n’entraine aucune complication fiscale immédiate, puisque la TVA a déjà été déclarée et versée à l’État au moment de la facturation. Le mécanisme de provision pour dépréciation (Débit 6817/Crédit 491) est toutefois requis pour anticiper la perte probable sur le montant hors taxes.
Prenons le cas de cette facture de vente:
Ecritures de la facture d’origine
Les écritures pour reporter la créance du compte 411 créance clients à 416 Créances douteuses sont les suivantes:
Mise en oeuvre dans Business central
Ne pas oublier de lettrer la facture sur la première ligne, cela permet de clôturer la facture et de générer une nouvelle échéance sur la position du client.
💡Il ne faudra pas spécifier de type de document sur ce type d’écriture, et surtout ne pas oublier de changer le groupe compta en “Douteux” sur la deuxième ligne, ce qui permettra de basculer la créance d’un compte à l’autre.
Pre-lettrage de la facture
Après validation, les écritures générées ressemblent à ça:
Sur l’image précédente, nous pouvons voir les écritures générées par la facture initiale qui approvisionnent le compte 411 Créances clients, ainsi que les écritures de réaffectation qui transfèrent le 411, Créances clients, en faveur du 416 Créances douteuses.
Au niveau des écritures comptables client, on voit que la facture d’origine a été lettrée avec l’écriture de reclassement qui a créé une nouvelle échéance.
Les écritures de TVA n’ont pas changé, rien n’a été créé de ce côté-là.
Les écritures: avec TVA sur encaissement
Dans le cas d’une facture de vente soumise à TVA sur encaissement, la tâche est un peu plus complexe. Le principe est de passer par un compte d’attente sur lequel on va générer l’extourne de TVA collectée dûe au lettrage de la facture initiale, mais aussi de la TVA sur encaissement pour reporter la taxe à l’état d’origine.
:Fra0010.jpg; Feuille comptabilité]
- Neutralisation de la créance (Ligne 1): La première écriture a pour but d'annuler la créance initialement enregistrée au compte 411 (Clients), en utilisant le groupe de comptabilisation qui le pilote. Cette ligne doit être lettrée (appliquée) à la facture de vente d'origine pour solder celle-ci dans le compte créances clients normal. Ce lettrage est interprété par Business Central comme un encaissement, ce qui a pour effet automatique de déclencher la TVA collectée (la rendant exigible immédiatement).
- Extourne de la TVA déclenchée (Ligne 2): Pour corriger l'effet indésirable de la ligne 1 sur la TVA, une deuxième ligne est nécessaire. Elle vise à extourner la TVA qui vient d'être collectée et déclarée. Cette écriture utilise un compte d'attente (471*) et est configurée avec le type de comptabilisation TVA. Il faut s'assurer que le Groupe compta Marché/Produit TVA corresponde au régime de la TVA sur les débits de même taux, pour générer l'écriture de régularisation fiscale.
- Reconstruction de la créance douteuse (Lignes 3 & 4): Les deux dernières lignes de la feuille comptable ont pour objectif de reconstituer la créance, non plus dans le compte 411, mais dans le compte spécifique 416 (Clients douteux ou litigieux). Le compte d'attente (471*) utilisé dans l'extourne de TVA (Ligne 2) est soldé par l'écriture inverse, assurant ainsi que le compte de transition affiche un solde nul à l'issue de l'opération.
En synthèse, cette séquence permet de transférer la créance du 411 au 416, tout en gérant la complexité de la TVA sur encaissement pour qu'aucune TVA ne soit déclarée à l'État avant son règlement ou la perte définitive.
Résultat de la validation comptable de ce schéma d’écriture:
Dans l’image précedente:
- Les 3 premières lignes correspondent à la facture d’origine
- Les deux suivantes ont été générées par le lettrage de l’avoir, le système a collecté la TVA sur encaissement
- Les trois suivantes correspondent à l’avoir, extournent donc le compte de créances clients 411, avec en contrepartie le compte d’attente utilisé pour calculer la TVA sur débit, qui annule la TVA collectée au point précédent.
- Les trois dernières reportent la créance client au bilan mais sur le compte 416 Créance douteuse, soldent le compte d’attente et réimpute la TVA sur encaissement.
Ecritures comptables client
Au niveau des écritures comptables client, on voit le lettrage de la facture d’origine au reclassement et la nouvelle échéance non encaissée.
Pour finir, en examinant les écritures de TVA, les deux premières lignes correspondent à la TVA sur encaissement collectée par le lettrage de l’avoir. La troisième ligne extourne cette TVA collectée et la dernière reporte la taxe à son stade initial (donc à collecter).
L'Anticipation fiscale: La dépréciation comme bouclier du résultat
Aussitôt le reclassement au compte 416 effectué, la mécanique de prudence doit s'enclencher sans délai par la constatation de la provision. Si le transfert en client douteux isole juridiquement la créance, il ne protège pas encore le résultat de l'entreprise. C’est là qu'intervient le duo des comptes 6817 et 491, dont le rôle est de traduire immédiatement l'appauvrissement probable de l'actif. En agissant sans attendre, le comptable permet à l'entreprise de bénéficier d'une réduction fiscale immédiate: la charge constatée vient diminuer le bénéfice imposable de l'exercice en cours, offrant ainsi une bouffée d'oxygène en trésorerie (sous forme d'économie d'impôt) pour compenser partiellement l'absence d'encaissement.
Sur le plan technique, ce schéma comptable se déploie avec une rigueur mathématique : on débite le compte 6817 (Dotations aux dépréciations des actifs circulants) pour inscrire la charge au compte de résultat, et l'on crédite en contrepartie le compte 491 (Dépréciations des comptes de clients). Ce dernier agit comme un compte correcteur d'actif. Il vient se placer " en face » de la créance douteuse pour en réduire la valeur nette comptable au bilan.
💡Il est crucial de souligner que cette provision se calcule toujours sur le montant Hors Taxes de la créance: l'entreprise ne déprécie que sa propre part de revenu, la TVA étant un impôt neutre qui sera régularisé ultérieurement auprès de l'État uniquement si la perte devient irrévocable.
Là encore, la Feuille comptable est l'outil le plus approprié dans Business Central pour valider ce genre d'écritures de dépréciation.
Le schéma est le suivant:
La comptabilisation engendrera les écritures comptables.