Business Central : Maîtriser la dynamique des coûts et le paramétrage comptable du stock

​Dans l’article précédent, j’ai conclu que la gestion des stocks est avant tout un flux de trésorerie déguisé.
Pour un consultant ou un chef de projet, l'enjeu est de transformer cette théorie en un système de règles automatisées.
Microsoft Business Central (BC) est une machine d'une précision redoutable, mais elle ne pardonne pas les erreurs de paramétrage.
​Voici comment verrouiller le système pour garantir l'intégrité de vos données financières.

​Le choix de la Méthode de Coût : La décision irréversible

​Sur chaque fiche article, le champ "Méthode coût" est sans doute le plus important. Une fois que des transactions ont été postées, en changer est un processus complexe qui nécessite de vider physiquement le stock.
Costing method on Microsoft Learn

Fiche Article

​FIFO (First-In-First-Out)

Le standard pour le négoce.
Business Central crée une file d'attente : chaque vente est liée à l'achat le plus ancien encore ouvert. C’est la méthode la plus simple pour suivre l'inflation.
FIFO sur wikipedia

Moyen (Average)

Idéal pour les produits en vrac ou les articles à forte volatilité de prix.
BC calcule la moyenne pondérée sur une période (souvent le jour).
​Astuce de consultant : Vérifiez le paramètre "Type calcul coût moyen" sur paramètre stock. Si vous le réglez sur "Article + Magasin + Variante", vous aurez une valeur différente pour votre entrepôt de Lille et celui de Marseille.
Coût moyen pondéré sur wikipedia

Type de calcul du coût moyen

​Standard

Le choix de l'industrie.
Vous fixez le coût. Tout écart avec le prix d'achat réel part en "Variance" (compte 603700). C'est la méthode qui offre la plus grande stabilité de marge.
Le coût standard sur wikipedia

Spécifique

Réservé aux articles avec n° de série obligatoire.
C’est la seule méthode qui lie physiquement et financièrement une unité précise à son coût d'origine.

Champs importants sur la fiche article

Fiche article

Le champ “coût standard”

En méthode Standard, le Coût standard fixe la valeur de l'article en stock. Tout écart avec le prix d'achat réel est immédiatement isolé dans un compte de variance comptable, sans impacter la valeur de l'inventaire. Ce champ est statique : il ne se met à jour qu'en utilisant la Feuille de calcul coût standard ou par saisie manuelle.

Le champ “coût unitaire”

Pour toutes les méthodes sauf "Standard", Business Central calcule le coût unitaire de la fiche article comme une moyenne pondérée de toutes les unités actuellement en stock.
A la création de l’article vous pouvez saisir un "coût estimé". Ce montant servira de valeur par défaut pour les prochaines lignes d'achat ou les calculs de marge théoriques, jusqu'à ce qu'une transaction réelle vienne le remplacer. Il peut être important de saisir une valeur cohérente comme le dernier prix d'achat connu ou une estimation réaliste. Cela permet au système de calculer une marge brute plus proche de la réalité, sur vos premiers devis ou commandes de vente avant même d'avoir reçu le stock.
La valeur du stock est mise à jour à deux moments clés :

• Enregistrement des achats (Réception et Facturation) : La validation d'une facture d'achat déclenche un recalcul de la moyenne globale du stock, et le champ correspondant sur la fiche article est actualisé.
• Ajustement des coûts : Le coût " réel » (ou définitif) est mis à jour lors de l'exécution du traitement Ajuster coûts - Écr. article. Ce processus, qu'il soit automatique ou manuel, est essentiel pour intégrer au coût du stock les variations de prix (frais supplémentaires, écarts de facturation).

Concernant les sorties de stock (ventes), bien qu'une vente n'impacte théoriquement pas le coût unitaire moyen (puisqu'elle utilise le coût moyen existant), le système maintient ce champ à jour pour refléter avec exactitude la valeur des articles restants.

Lors de la vente, Business Central ignorera le coût unitaire sur la fiche article, et effectuera le calcul comptable en fonction de la méthode de calcul spécifiée.

Le champ "% coût indirect"

Il sert à intégrer vos frais de structure (logistique, stockage, administration) dans la valeur de votre stock pour obtenir un coût de revient plus fidèle à la réalité.
Lorsque vous achetez ou produisez un article, le système calcule automatiquement un montant additionnel basé sur ce pourcentage et l'ajoute au prix d'achat initial pour définir le Coût unitaire.
Cet impact est immédiat sur les prochaines écritures de vente, car le coût des marchandises vendues (COGS) sera plus élevé, ce qui affichera une marge plus réaliste mais plus faible.

Le champ “Dernier coût direct”

Le Dernier coût direct représente le prix d'achat unitaire de l'article lors de la toute dernière transaction d'achat facturée.

• Il s'agit du prix avant l'ajout des coûts indirects ou des frais annexes.
• Contrairement au "Coût unitaire", ce n'est pas une moyenne : c'est une "photo" du prix de la dernière facture.

Le champ " Dernier coût direct » est mis à jour automatiquement lorsque deux événements précis surviennent. D'une part, la validation d'une facture d'achat entraîne l'application du prix unitaire de la ligne comme nouveau " Dernier coût direct ». D'autre part, une modification positive du stock, effectuée via une feuille d'article, déclenche également cette mise à jour, à condition qu'un montant soit saisi dans le champ " Montant unitaire » de cette feuille.

Le champ “Coût ajusté”

Dans Business Central, le coût d'un article peut évoluer après son entrée en stock (par exemple, vous recevez une facture de transport 15 jours après avoir reçu l'article). Tant que le traitement "Ajuster coûts - Écr. article" n'a pas été exécuté, le coût sur la fiche peut être faux.
Il est coché automatiquement lorsque le système a fini de répercuter tous les coûts (achats, frais annexes, écarts de facturation) sur les écritures de sortie (ventes).
Dès que vous validez une nouvelle transaction (achat, frais, production) qui pourrait modifier la valeur du stock, la case se décoche. Elle vous signale : "Attention, le coût affiché ici n'est peut-être pas le coût final, vous devez lancer l'ajustement."

Le champ “Le coût est validé en comptabilité”

Il indique si la valeur financière du stock affichée sur la fiche article est synchronisée avec votre comptabilité.
Il est coché lorsque le traitement "Valider coûts ajustés" a été exécuté. Cela signifie que chaque mouvement de stock a généré ses écritures comptables correspondantes (comptes 370000, 607000, etc.).
Si cette case est décochée, cela signifie que votre inventaire permanent en comptabilité n'est pas à jour. Votre bilan comptable ne reflète pas encore la valeur réelle du stock affichée sur la fiche article.

Paramètre stock

La page "Paramètre stock" (Inventory Setup) est le centre de contrôle du moteur de calcul. Trois options y sont critiques :

Paramètre stock

​Champ Compta. coûts automatique

​Si vous désactivez cette option, vos mouvements de stock resteront dans le module logistique sans impacter votre balance comptable.
Ne pas l’activer c’est risquer un décalage entre votre compte de comptabilité 370000 et la réalité de l'entrepôt. Laissez-le activé pour une visibilité immédiate.

​Champ Compta. coût prévu (Expected Cost)

​C'est l'option qui permet de valoriser le stock "Reçu mais non facturé". Sans elle, le compte de comptabilité 370000 n'augmente qu'au moment de la facture. Avec elle, il augmente dès la réception, en utilisant un compte de transit. C'est indispensable pour une clôture mensuelle fiable.

Champ Ajustement automatique des coûts

​Ce paramètre décide quand le système doit "nettoyer" les coûts (le fameux nettoyage à zéro vu dans le préambule).
​Réglage conseillé : "Toujours" (Always). Cela garantit que votre marge est juste en temps réel.
⚠️​Attention : Sur de très gros volumes (milliers de lignes par jour), cela peut ralentir la saisie. On préférera alors un traitement nocturne planifié.

Champ Journalisation de l’ajustement des coûts (Cost Adjustment Logging)

Ce champ est un outil d'audit essentiel qui définit le degré de traçabilité du moteur de calcul des coûts (Report 795 “Ajuster coûts : Écr. article”). Il permet d'alimenter la table technique 5806 (Cost Adjustment Log) afin d'identifier précisément les raisons pour lesquelles certains coûts ne seraient pas à jour.
Trois options s'offrent à vous:

• "Aucun": pour optimiser les performances en ne conservant aucune trace
• "Erreurs uniquement" (recommandé): pour isoler uniquement les blocages tels que les périodes comptables clôturées
• "Tout": pour obtenir un historique exhaustif de chaque calcul effectué. Ce paramétrage est le premier paramétrage à consulter lorsque la case "Coût est ajusté" d'un article reste décochée malgré vos traitements.

Champ Désactiver la journalisation des signaux d’ajustement des coûts:

Ce champ est une option pour améliorer la performance du système. Il sert à alléger les process en cessant l'enregistrement détaillé des alertes qui marquent un article comme " à ajuster » lors de chaque transaction. Son activation est principalement recommandée lors d'imports de données massifs ou pour résoudre des ralentissements (blocages de table) lors de la validation de commandes.
En résumé, vous gagnez en rapidité de saisie au détriment d'une traçabilité fine sur l'origine des besoins d'ajustement.

Champ Mode comptabilisation par défaut (Default Costing Method):

Ce champ sert de valeur par défaut (de modèle) lors de la création de nouveaux articles.

Champ Période coût moyen (Average Cost Period):

Il est l'un des paramètres les plus critiques de la Configuration stock si vous utilisez la méthode d'évaluation Moyen.
Il définit l'intervalle de temps durant lequel le système cumule les entrées et les sorties pour recalculer le coût unitaire moyen.

Paramétrer les groupes de comptabilisation

​C'est ici que l'on connecte la logistique aux comptes de comptabilité générale 370000 et 607000 vus dans l’article précédent.

​Groupes compta. stock et Paramètres compta. stock

On définit les groupes de comptabilisations Stock en fonction des comptes de Bilan (370000).
Vous pouvez avoir un compte pour les matières premières et un autre pour les produits finis, dans ce cas on créera un groupe compta Stock Matières première et un autre groupe produits finis.

Ces groupes compta sont ensuite associés aux magasins, dans la page “Paramètres compta. stock” pour spécifier différents comptes.

Paramètre comptabilisation

• Compte stocks: Le compte de stock final (370000).
• Compte stocks (Attente) : Ce compte est vital. Il porte la valeur du stock "reçu mais non facturé". C’est un compte de passage qui permet d’équilibrer le bilan avant l'arrivée de la facture. ON utilise ici le compte 378000.
• Compte en-cours — WIP Account: sert à stocker la valeur des composants et de la main-d'œuvre qui ont été consommés pour fabriquer un produit, mais dont la fabrication n'est pas encore terminée. On utilise les comptes qui reflètent que la matière est sortie du stock mais n'est pas encore un produit fini: 331000, Produits en cours (si c'est un bien physique) ou 335000, Travaux en cours (s'il s'agit d'une prestation ou d'un montage complexe).

Les comptes liés au mode d’évaluation Standard:

• Compte écart matière (Material Variance Account): enregistre la différence financière entre la consommation de composants théorique (définie par la nomenclature) et la consommation réelle constatée lors de la production. Utilisé exclusivement avec la méthode d'évaluation Standard, il permet d'isoler les pertes ou les gains de matière sans impacter la valeur fixe du produit fini en stock. Un solde débiteur sur ce compte révèle généralement du gaspillage ou des rebuts anormaux, agissant ainsi comme un indicateur de performance pour votre atelier.En comptabilité française, les écarts sur coût standard ne sont pas destinés à rester dans le bilan (classe 3) mais doivent impacter le résultat. On utilise souvent un sous-compte du compte de Variation de stocks pour isoler ces écarts: 603709 : Écarts sur coûts standards (Marchandises) et 603109 : Écarts sur coûts standards (Matières premières).
• Le Compte écart opératoire (Capacity Variance Account): enregistre la différence entre le coût de main-d'œuvre ou de machine théorique (défini dans la gamme) et la réalité constatée lors de la production. Utilisé avec la méthode Standard, il permet d'isoler les inefficacités de l'atelier sans modifier la valeur fixe du stock de produits finis. Dans le PCG français, on utilise généralement le compte 603110 (Variation de stock - Écarts sur capacité) ou un sous-compte du 627 pour identifier ces pertes ou gains de productivité dans le compte de résultat.
• Compte écart frais gén. op. (Capacity Overhead Variance): isole l'écart entre les frais indirects de production (loyer, énergie, encadrement) estimés dans le coût standard et les frais réellement absorbés par l'activité de l'atelier. Il permet de mesurer si vos coûts de structure ont été correctement couverts par le volume de production. Dans le PCG français, on utilise généralement le compte 603112 (Variation de stock - Écarts sur frais généraux) pour enregistrer ces différences d'incorporation.

​Groupes compta. marché/produit

Les Groupes de Comptabilisation Marché/Produit (General Posting Setup) définissent l’impact au Compte de Résultat. Il n’y a que 4 comptes à paramétrer pour l’évaluation du stock.

Paramètre comptabilisation

• Compte de variation de stock (603000): il agit comme un pivot entre le bilan et le compte de résultat : il neutralise l'achat lors de l'entrée en stock (Crédit 603000 / Débit 370000) pour transformer la charge en actif, puis il constate le coût des ventes (COGS) lors de la sortie (Débit 603000 / Crédit 370000). En résumé, il permet de n'afficher en charge que la valeur réelle des produits consommés ou vendus, garantissant ainsi le calcul exact de votre marge brute.
• Compte de variation de stock (en attente): il intervient pour neutraliser le coût des marchandises reçues physiquement mais non encore facturées. Lors de la réception du bon de livraison, le système crédite ce compte (souvent un 603000 ou un compte de charges en attente) pour compenser le débit du compte 378000 (Stock en cours). Ce mécanisme permet d'intégrer immédiatement la valeur du stock à votre actif tout en maintenant un impact nul sur votre résultat tant que la facture fournisseur (le compte 601000) n'a pas été comptabilisée.
• Le Compte ajustement stock (Inventory Adjmt. Account): enregistre la contrepartie financière des mouvements de stock manuels, tels que les écarts d'inventaire, la casse ou les mises au rebut. Contrairement au flux de vente classique, il isole les pertes ou gains physiques pour corriger la valeur du bilan. Dans le PCG français, on utilise généralement le compte 603701 (Variation de stock - Écarts d'inventaire) ou le 658000 (Charges diverses) pour que ces ajustements opérationnels impactent directement le résultat sans fausser le coût de revient des ventes.
• Compte ajustement stock (en attente) est un compte de transit utilisé pour refléter immédiatement l'impact financier d'un mouvement d'inventaire manuel (écarts, casses) avant que son coût final ne soit définitivement calculé par le système. Il sert de contrepartie temporaire au compte de stock du bilan pour garantir une balance à jour en temps réel. Dans le PCG français, on utilise généralement le compte 603709 (Variation de stocks - Attente), qui sera automatiquement extourné et basculé vers le compte d'ajustement définitif une fois le traitement de calcul des coûts exécuté.

Anatomie d'une Transaction : Le Voyage de la Donnée

Dans Business Central, une transaction n'est pas un événement figé, c'est un processus dynamique. Le système utilise deux tables maîtresses : Item Ledger Entry (ILE) pour la quantité physique et Value Entry (VE) pour la valorisation financière.

Ecritures comptable article

Ecritures valeur

Ecritures de lettrage article

Le principe de base de l’évaluation de stock repose sur la faculté de Business central à créer un lien entre chaque écriture d’achat et chaque écriture de vente.
Tout commence dans la Table 32 - Écritures comptables article (Item Ledger Entry), qui consigne physiquement vos entrées et sorties de stock. Mais le véritable secret du chainage réside dans la Table 339 - Application article (Item Application Entry). C'est elle qui mémorise les liens entre chaque unité vendue à l'unité achetée correspondante. C'est grâce à ce chaînage précis que le moteur de coût sait exactement quelle valeur "récupérer" de l'achat pour l'injecter dans la vente, (hormis pour le coût moyen, où le chainage s’effectue au FIFO mais le coût est la moyenne calculée) garantissant ainsi que votre marge n'est pas une simple estimation, mais le reflet fidèle de la réalité logistique.

La distinction fondamentale : Entrées vs Sorties dans la Value Entry

Il est crucial de comprendre que la table Value Entry ne traite pas les entrées et les sorties de la même manière :

• Les Entrées (Source de valeur):Il n'y a pas que l'achat. Le système traite comme une "entrée" toute transaction qui alimente le stock: l’Achat, mais aussi la Sortie de production (Produit fini) ou l’Output d’assemblage. Dans ces cas, le coût est soit dicté par la facture fournisseur, soit par la somme des coûts des composants et de la main-d’œuvre. Ce sont les "réservoirs" de valeur.
• Les Sorties (Consommation de valeur):Ce sont les Ventes ou les Consommations de composants. Leur valeur n'est jamais autonome; elle est toujours l’esclave d’une écriture d’entrée. Une sortie ne fait que "puiser" dans la valeur accumulée par les entrées selon la méthode de coût choisie.Ce sont les Ventes ou les Consommations de composants. Leur valeur n'est jamais autonome; elle est toujours l’esclave d’une écriture d’entrée. Une sortie ne fait que "puiser" dans la valeur accumulée par les entrées selon la méthode de coût choisie.

La Réception d’Achat (ou l’Entrée de Production)

Quand vous validez une réception (avant la facture), le système génère:

• Une ligne pour chaque article/magasin, dans la table Item Ledger Entry (ILE), memorisant ainsi les quantités qui augmentent le stock.
• Une ligne dans la table Value Entry (VE), pour chaque ILE, valorisant ainsi un "Coût prévu" (Expected Cost) à l’écriture de stock (ILE). Business Central utilise le prix de la commande (achat) ou le coût estimé (production).
• En Comptabilité, le système utilise les comptes "en attente" (vus précédemment) pour refléter cette richesse théorique.

L’Expédition de Vente (La Livraison) : L’estimation du coût du vendu

Au moment où vous livrez le client :
Le système doit sortir une valeur du Coût du vendu prévu, immédiate.

• Cas A: Si l’achat correspondant a déjà été facturé, le coût de sortie est certain.
• Cas B: Si l’achat correspondant n’est que "reçu" et non facturé, le coût de sortie est estimé sur la base du coût prévu de l’achat.
• Business Central crée une Value Entry (VE) de sortie en "Coût prévu", liée à la ILE d’expédition. Votre marge brute à cet instant est une estimation.

L’influence déterminante de la Facture d’Achat (Le recalcul rétroactif)

La validation de la Facture d'Achat est le véritable déclencheur du moteur de calcul. Lorsqu’elle arrive:

• Business Central met à jour la Value Entry d’entrée (passage de "Prévu" à "Réel").
• Le moteur d'ajustement se réveille: Il détecte que cet achat est lié à une expédition de vente passée.
• Réévaluation automatique : Le système réévalue rétroactivement l’écriture de sortie de stock. Si le prix d’achat final est différent du prévu, BC crée une Value Entry d’ajustement sur la vente pour corriger la marge, même si l’expédition a eu lieu il y a plusieurs semaines.

La Facturation de Vente : La cristallisation du coût effectif

Lors de la validation de la facture de vente, le système "ferme la boucle":

• Le coût de vente devient effectif ou réel.
• Business Central effectue un dernier contrôle. Si entre la livraison et la facture de vente, un frais annexe (douane, transport) est arrivé sur l'entrée de stock, le coût de la vente est recalculé de la même façon pour refléter la réalité exacte.
• Les comptes de comptabilité "en attente" sont soldés et la valeur est transférée vers le compte de charge final (607/COGS).

La "Mémoire Vive" du système : Pourquoi la valeur bouge?

L’un des concepts les plus difficiles à accepter pour un comptable est que la valeur d'une écriture article de sortie peut être modifiée par un événement futur.
C'est ici qu'intervient la table "Item Application Entry". Elle sert de cartographie : elle sait que la vente n°50 a "consommé" l’achat n°12. Tant que l’achat n°12 n'est pas "Complètement facturé", la valeur de la vente n°50 reste en mouvement. Même après la facture de vente, l'ajout d'un frais annexe sur l'achat initial déclenchera une nouvelle Value Entry d’ajustement sur la vente pour impacter la marge.
Cette récursivité garantit que le profit affiché n’est pas une simple photo, mais une vérité mathématique qui s'affine. Le traitement "Ajuster coûts - Écritures article" est le poumon financier de l'ERP : c'est lui qui propage ces changements de valeur des entrées vers les sorties.
Je sais déjà ce que certains me demanderont, et si la période comptable est cloturée? Business Central ne réécrit pas l'histoire. Il accepte le décalage temporel: le profit sur la période de la vente reste tel quel, et l'ajustement de marge vient "frapper" le résultat du mois successif (le premier jour de la prochaine période ouverte). Le lien dans la Table 339 reste intact, mais la Value Entry porte une date de comptabilisation décalée.

Conclusion

L'architecture des coûts dans Business Central est un chef-d'œuvre de logique, mais elle ne supporte pas l'improvisation. Comprendre que la valeur d'une écriture est "vivante" et qu'elle voyage entre les tables Item Ledger Entry et Value Entry est le premier pas vers une maîtrise totale.

​Pour clore ce chapitre et préparer la suite, voici ce qui nous attend dans les prochains épisodes :
On se retrouve très vite pour explorer les flux avancés, où l'on verra comment dompter les imprévus du quotidien au niveau des coûts. On enchaînera ensuite sur le gros morceau: le contrôle financier et la clôture, l'étape ultime pour faire parler le moteur d'ajustement de Business Central, réconcilier vos étagères avec votre grand livre et enfin dormir sur vos deux oreilles au moment du bilan. C’est là que toute la théorie que nous avons vue ensemble prendra tout son sens pour garantir des chiffres inattaquables!