Il foglio presenze soffre di una reputazione negativa persistente. Spesso percepito come un compito da svolgere nel fine settimana, una casella da spuntare prima del pagamento degli stipendi o della fatturazione, raramente viene considerato per quello che è realmente: il punto di ingresso dei dati che alimentano il calcolo dei margini, la fatturazione oraria e la trasparenza del consumo delle risorse. In un contesto di progetto, la qualità di questi dati determina l'intera catena analitica successiva. Un'ora registrata in modo errato significa un margine distorto, una fatturazione incompleta e un indicatore di carico di lavoro fuorviante.
Business Central non considera la scheda attività come uno strumento isolato, ma come parte integrante del modulo Progetti (precedentemente Gestione incarichi). Questa integrazione cambia la natura del processo: l'inserimento dei dati non avviene più in un foglio di calcolo, ma alimenta direttamente l'utilizzo del progetto, i registri e, in definitiva, la fattura. Tuttavia, padroneggiare il suo funzionamento è fondamentale, sia per il project manager che supervisiona il processo, sia per il consulente o l'amministratore che lo configura.
Cosa registra effettivamente il foglio presenze
In Business Central, il foglio presenze funziona su un ciclo settimanale di sette giorni. Ogni riga rappresenta un'assegnazione: un progetto, un ordine di lavoro o un'attività di risorsa. Ogni colonna corrisponde a un giorno della settimana. È sufficiente consultare un foglio presenze aperto per comprendere questa logica tabellare, strutturata attorno a un concetto centrale: quello di risorsa.
Un foglio presenze settimanale.
Ogni riga indica un'assegnazione, ogni colonna un giorno e l'ultima colonna totalizza le ore della settimana.
Non sono gli utenti a registrare il tempo, bensì le risorse. Questa distinzione non è puramente formale. Una risorsa può essere un dipendente, ma anche una macchina o persino un collaboratore esterno non retribuito. È proprio questo che conferisce efficacia ai fogli presenze: permettono di monitorare il lavoro di persone che non sono incluse nel libro paga. Per tenere traccia delle ore o delle assenze di un dipendente, è necessario innanzitutto associare il dipendente a una risorsa. Questo collegamento dipendente/risorsa è il fondamento su cui si basa tutto il resto: senza di esso, il foglio presenze non ha nessuno a cui collegarsi.
I tre ruoli principali: proprietario, responsabile dell'approvazione, amministratore
Prima di qualsiasi sequestro, devono essere distribuiti tre ruoli, e la loro separazione costituisce di per sé un meccanismo di governo.
Il responsabile del foglio presenze è la persona che inserisce le ore e invia il foglio per l'approvazione. Quando la risorsa è una persona, quest'ultima è spesso anche responsabile di se stessa.
L'approvatore convalida, rifiuta o riapre il foglio. La sua posizione varia a seconda del metodo di approvazione scelto, a livello di risorsa o a livello di progetto, che rappresenta una delle scelte di configurazione più cruciali.
L'amministratore (Amministratore Fogli Temporali), infine, ha un diritto trasversale: può modificare ed eliminare tutti i fogli temporali. Microsoft raccomanda di designare un solo amministratore per azienda. Questa centralizzazione non è una semplice comodità: limita le azioni correttive a un unico punto di contatto, proteggendo così l'integrità dei dati già validati.
La qualità di un'implementazione viene spesso giudicata dalla chiarezza di questa distribuzione. Un responsabile dell'approvazione posizionato in modo inadeguato può far perdere di significato all'intero processo di validazione.
Schede attività e modulo Progetti: il punto di svolta
È qui che risiede il vero valore dello strumento. Un foglio presenze scollegato dal progetto è solo una registrazione delle ore; se collegato alle linee di pianificazione del progetto, diventa uno strumento per la gestione dei margini.
La configurazione iniziale si articola in tre fasi, dalla più generale alla più specifica. Il primo punto di accesso è la pagina delle impostazioni delle risorse, dove viene definito il metodo di approvazione che regolerà tutto il resto.
Impostazioni delle risorse
La pagina di configurazione delle risorse.
Apri la pagina Impostazioni risorse tramite Alt+Q. Il gruppo Schede attività contiene le informazioni essenziali.
Il campo Primo giorno della settimana del foglio presenze definisce il punto di partenza per i blocchi settimanali, solitamente il lunedì.
La Politica di invio delle schede attività disciplina la gestione delle righe vuote al momento dell'invio.
Il parametro decisivo rimane l'approvazione del foglio presenze per progetto, che determina chi approva:
- Il valore "Mai" assegna l'approvazione all'approvatore definito nella scheda delle risorse.
- Il valore “Sempre” lo assegna alla persona responsabile designata nella scheda di progetto.
- L'opzione "Solo macchina" applica una regola mista a seconda che la scheda della macchina sia collegata a un progetto o a una risorsa.
Infine, il raggruppamento Numerazione deve puntare a record validi per le risorse e per i fogli presenze, altrimenti non sarà possibile creare alcun foglio.
Impostazioni utente
La pagina di configurazione utente.
Individua la pagina Impostazioni utente, seleziona l'utente pertinente e spunta la casella Amministratore fogli presenze per assegnargli il ruolo di amministratore.
Scheda delle risorse
È qui che vengono identificati il proprietario e l'approvatore, tramite le opzioni "Utilizza foglio presenze", "ID utente proprietario foglio presenze" e "ID utente approvatore foglio presenze".
Cerca la pagina Risorse, seleziona la risorsa, spunta la casella "Usa foglio presenze", quindi inserisci il "Codice utente proprietario" e il "Codice utente approvatore".
💡L'ID dell'approvatore non può più essere modificato una volta che i fogli con stato Inviato o Aperto sono in fase di elaborazione.
Una guida di configurazione assistita (Schede orarie di configurazione) consente di collegare questi passaggi in modo guidato e offre persino la possibilità di creare automaticamente i primi fogli dopo la configurazione, un'opzione preziosa per una prima implementazione.
La guida di configurazione assistita (Set Up Time Sheets), che segue gli stessi passaggi in modo guidato.
Un punto terminologico merita l'attenzione del consulente. La ridenominazione di "Lavori" in "Progetti", avvenuta con l'aggiornamento del 2024, ha modificato solo le etichette dell'interfaccia e la documentazione: le tabelle e i campi sottostanti mantengono il termine "Lavoro". Il campo "Scheda attività per approvazione lavoro" ne è un esempio lampante: continua a visualizzare "Lavoro" anche se l'interfaccia fa riferimento ai progetti. Per chiunque lavori con personalizzazioni, integrazioni o apprendimento automatico (AL), questa dissociazione tra la visualizzazione e l'oggetto reale non è irrilevante: garantisce la continuità operativa dei sistemi esistenti, ma richiede di concentrarsi sui nomi degli oggetti, non sulle didascalie.
Una volta impostate le opzioni, compilare la scheda attività dal progetto diventa semplice: l'azione "Crea righe dalla pianificazione del progetto" copia le righe di pianificazione del progetto relative al periodo nella scheda attività della risorsa corrispondente. Dopo la convalida, queste ore vengono aggiunte all'utilizzo del progetto e possono quindi essere registrate nel registro del progetto o nel registro delle risorse. Il ciclo si chiude così: dalla pianificazione all'utilizzo effettivo, fino al margine di profitto.
L'azione "Crea linee dalla pianificazione del progetto", che trasferisce le linee della pianificazione del progetto direttamente sul foglio delle risorse.
Il processo di convalida
La convalida non è una formalità da sbrigare nel fine settimana; è il controllo qualità dei dati prima che vengano utilizzati per la fatturazione e il calcolo dei margini. Business Central organizza questo processo attraverso una serie di stati e pagine dedicate.
Nella sezione di inserimento dati, il proprietario può inviare una singola riga o l'intero foglio. L'invio della riga ne modifica lo stato in "Inviato" e la rende visibile al responsabile dell'approvazione.
Sul fronte della validazione, coesistono due punti di ingresso a seconda della logica adottata. Il primo riguarda l'approvazione da parte della risorsa.
La pagina “Scheda presenze amministratore” (Schede presenze manageriali).
Per l'approvazione da parte della risorsa, l'approvatore apre la pagina "Fogli presenze del responsabile", individua i fogli con stato "Inviato", verifica i valori e quindi sceglie "Approva" (oppure "Rifiuta" o "Riapri" per restituire il foglio al responsabile).
La pagina “Scheda attività del responsabile per progetto”.
Per l'approvazione basata sui progetti, la pagina "Scheda attività del responsabile per progetto" visualizza le voci associate ai progetti di cui l'utente è responsabile. Questa funzionalità presuppone che l'opzione di approvazione basata sui progetti sia stata selezionata nelle impostazioni delle risorse e che il responsabile sia stato designato nella scheda del progetto.
Questo secondo processo merita un esame più approfondito. Collegando l'approvazione al responsabile di progetto anziché a un approvatore generico, il controllo viene esercitato su chi comprende realmente il carico di lavoro previsto. Il responsabile di progetto non si limita a firmare un foglio presenze, ma confronta le ore dichiarate con quelle pianificate. È a questo livello che vengono individuate le discrepanze: un'attività che consuma il doppio del budget, un'assegnazione al progetto sbagliato, un'ora dimenticata che non verrà mai fatturata.
Cosa succede a valle
Un approccio rigoroso a monte ha senso solo alla luce di ciò che rende possibile. Una volta validate e registrate, le ore vengono utilizzate per calcolare l'utilizzo del progetto, contribuiscono al calcolo del lavoro in corso (WIP) e, in definitiva, vengono utilizzate per la fatturazione, sia essa basata su un contratto a tempo e materiali o a prezzo fisso. Le dashboard, comprese le applicazioni Power BI dedicate ai progetti, si limitano a riflettere questi dati, senza correggerli. Una gestione affidabile dei margini non si basa sulla reportistica, bensì sull'inserimento dei dati.
Tuttavia, una volta registrate, è comunque necessario sapere dove cercare queste ore. Business Central offre diversi report standard a questo scopo, senza richiedere ulteriori personalizzazioni. Il report "Utilizzo delle risorse" confronta la capacità e l'utilizzo di ciascuna risorsa in un determinato periodo, espresso nella sua unità di base, l'ora, e mostra il saldo, indicando un eventuale sottoutilizzo o sovrautilizzo.
Indicare “Disponibilità delle risorse”
Il report Statistiche delle risorse passa al lato del valore, mostrando i quantitativi di utilizzo, le vendite e la percentuale fatturata per risorsa.
Risorse statistiche statali
Per una lettura più agevole, la modalità Analisi dati apre le voci di risorse o progetti direttamente in una pagina elenco, dove le ore possono essere raggruppate e ruotate al volo, mentre l'azione Apri in Excel esporta lo stesso set di dati in una tabella pivot. Tutte queste analisi, tuttavia, condividono una dipendenza: visualizzano solo le ore che sono state validate e successivamente registrate nei log, il che, ancora una volta, dipende dalla qualità dell'inserimento dei dati.
Questo strumento apporta un completo cambio di prospettiva. Il foglio presenze non è più l'anello debole che diventa un problema a fine settimana, bensì il fondamento su cui si basa l'intero quadro analitico. La sua qualità non può essere imposta per decreto; deve essere configurata correttamente in anticipo e mantenuta attraverso un processo di validazione significativo per chi la utilizza.
Verso un punto dati sempre più centrale
Con la diffusione dell'automazione nell'ecosistema di Business Central, grazie alla generazione in batch di schede attività, a un'esperienza mobile semplificata e ora all'arrivo di agenti AI e server MCP, il valore si sta trasformando. Non risiede più nell'atto dell'inserimento dati, che sta diventando meno frequente, ma nell'affidabilità dei dati di origine. Quanto più l'inserimento dati diventa tecnicamente meno complesso, tanto più cruciale diventa la rigorosa governance che lo gestisce. Il project manager di domani non dedicherà meno tempo alle schede attività perché gli interessano meno, ma perché avrà investito a monte in impostazioni e governance che garantiscano l'accuratezza dei dati fin dall'inizio.
Analizzare queste ore a livello di progetto, attraverso le sue attività e le linee di pianificazione, apre un'area di indagine completamente nuova. Questo sarà l'argomento di un futuro articolo, dedicato a una lettura dettagliata dei dati di progetto e a ciò che essi rivelano sul divario tra risultati pianificati e risultati effettivi.