Padroneggiare la gestione dei progetti in Business Central: dalla definizione finanziaria alla pianificazione del budget

La gestione dei progetti in un ERP si basa sulla capacità di conciliare la definizione finanziaria, la struttura operativa e la preparazione delle proposte commerciali. In Microsoft Dynamics 365 Business Central, il modulo Progetti mette a disposizione un insieme di strumenti per organizzare le commesse dalla fase di prospezione fino alla definizione del budget previsionale. Questo articolo illustra la metodologia e le funzioni chiave per porre basi strutturali solide.

Definizione e parametri fondamentali

L'avvio di un progetto si basa sulla creazione della scheda progetto, che riunisce tutte le regole di gestione, i riferimenti amministrativi e i collegamenti contabili.

La scheda progetto

La scheda progetto è l'elemento centrale a cui si collegano tutti i dati di budget, gli impegni e i consumi effettivi.

# Scheda progetto

• Campi obbligatori: la “Categoria registrazione progetto” è un elemento imprescindibile, perché stabilisce il collegamento diretto tra le operazioni del progetto e la contabilità generale. Il “N. progetto” e il “N. cliente fatturazione”, pur essendo inizializzati da numerazioni automatiche, sono gli identificativi chiave della definizione.
• Campi facoltativi: la descrizione, il project manager, le date previste di inizio e fine (utili per la gestione delle valute nei progetti internazionali) e il metodo di calcolo dei lavori in corso (WIP).
• Gestione multi-cliente: Business Central permette di gestire progetti cofinanziati o fatturati a più entità. Il campo Metodo di fatturazione attività presente nella scheda progetto consente di stabilire se l'intero progetto viene fatturato a un unico cliente o se a ogni attività può essere assegnato un cliente diverso.

# Metodo di fatturazione attività

Categorie di registrazione progetto

Queste categorie definiscono il modo in cui le transazioni del progetto incidono sulla contabilità generale e determinano il trattamento contabile di costi, scorte e ricavi.

# Categorie registrazione progetto

• Codice (un identificativo di massimo 10 caratteri) è l'unico campo strettamente necessario per salvare la scheda della categoria di registrazione.
• Conto costi WIP (WIP Costs Account): È il conto patrimoniale dell'attivo (lavori in corso) in cui vengono registrati i costi accumulati dei progetti non ancora conclusi. Esempio piano dei conti francese (PCG): 335000 (Lavori in corso su prestazioni di servizi) o 345000 (Lavori in corso su gare / progetti).
• Conto costi maturati WIP (WIP Accrued Costs Account): Questo conto del passivo patrimoniale registra il debito corrispondente ai costi sostenuti o stimati da pagare sui lavori in corso del progetto. Esempio piano dei conti francese (PCG): 408100 (Fornitori - Fatture da ricevere) o 468600 (Ratei passivi).
• Conto costi applicati progetto (Job Costs Applied Account): È il conto di contropartita (avere) utilizzato durante la registrazione dei costi e dell'utilizzo complessivo del progetto verso i lavori in corso (WIP) quando il metodo di registrazione WIP è definito a livello di progetto. Esempio piano dei conti francese (PCG): 791000 (Trasferimenti di costi operativi) o 708800 (Riaddebiti di costi).
• Conto costi applicati articoli (Item Costs Applied Account): Serve da conto di contropartita per i costi di utilizzo degli articoli (scorte/materiali) consumati nel progetto. Si utilizza al posto del conto costi applicati progetto generale quando il metodo di registrazione WIP si basa sui movimenti contabili. Esempio piano dei conti francese (PCG): 603700 (Variazione delle rimanenze di merci / materiali) o 791000 (Trasferimenti di costi).
• Conto costi applicati risorse (Resource Costs Applied Account): È il conto di contropartita per imputare al progetto i costi di utilizzo delle risorse (ore di manodopera, macchinari, collaboratori). Si utilizza al posto del conto generale quando il dettaglio dei movimenti è attivato per il calcolo del WIP. Esempio piano dei conti francese (PCG): 791000 (Trasferimenti di costi operativi) o 708500 (Spese di trasporto e accessorie fatturate / Prestazioni di servizi interne).
• Conto C/G costi applicati (G/L Applied Costs Account): È il conto di contropartita/riaddebito utilizzato durante la registrazione in contabilità generale dei consumi e dei costi del progetto. Esempio piano dei conti francese (PCG): 791000 (Trasferimenti di costi operativi) o 708800 (Altri proventi da attività accessorie / Riaddebiti).
• Conto rettifica costi progetto (Job Costs Adjustment Account): Serve da contropartita (conto economico di costo o di variazione) per le rettifiche e le regolarizzazioni dei costi dei lavori in corso del progetto. Esempio piano dei conti francese (PCG): 603700 (Variazione delle rimanenze di prestazioni di servizi) o 713500 (Variazione dei lavori in corso su prestazioni di servizi).
• Conto C/G spese (contratto) (G/L Expense Acc. (Contract)): Questo conto viene utilizzato per impostazione predefinita per registrare le spese di tipo conto C/G collegate alle attività del progetto quando il conto C/G non è specificato direttamente sulla riga di pianificazione del progetto. Esempio piano dei conti francese (PCG): 604000 (Acquisti di studi e prestazioni di servizi) o 611000 (Subappalto generale).
• Conto vendite maturate WIP (WIP Accrued Sales Account): Questo conto patrimoniale registra i ricavi/vendite maturati e calcolati del progetto non ancora fatturati al cliente. Esempio piano dei conti francese (PCG): 418100 (Clienti - Fatture da emettere).
• Conto vendite fatturate WIP (WIP Invoiced Sales Account): È un conto patrimoniale di rettifica (risconti passivi o fatture da emettere) che permette di neutralizzare o rettificare le vendite/ricavi WIP calcolati non ancora riconosciuti o fatturati in via definitiva. Esempio piano dei conti francese (PCG): 418100 (Clienti - Fatture da emettere) o 487000 (Risconti passivi).
• Conto vendite applicate progetto: È il conto di contropartita (avere): utilizzato durante la registrazione dei costi e dell'utilizzo complessivo del progetto verso i lavori in corso (WIP) quando il metodo di registrazione WIP è definito a livello di progetto. Esempio piano dei conti francese (PCG): 791000 (Trasferimenti di costi operativi) o 708800 (Riaddebiti di costi).
• Conto rettifica vendite progetto (Job Sales Adjustment Account): Questo conto economico serve da contropartita/bilanciamento al conto delle vendite maturate WIP per registrare le rettifiche dei ricavi. Esempio piano dei conti francese (PCG): 706000 (Prestazioni di servizi) o 713500 (Variazione dei lavori in corso su prestazioni di servizi).
• Conto costi riconosciuti (Recognized Costs Account): Questo conto di costo raccoglie in via definitiva i costi effettivi e riconosciuti del progetto al suo completamento o secondo il metodo WIP. Registra il costo effettivo delle vendite/prestazioni. Esempio piano dei conti francese (PCG): 604000 (Acquisti di studi e prestazioni di servizi), 601000 (Materie prime) o 621000 (Personale esterno all'azienda).
• Conto vendite riconosciute (Recognized Sales Account): È il conto di ricavo che registra il valore delle vendite e dei ricavi riconosciuti in via definitiva a conto economico per il progetto. Esempio piano dei conti francese (PCG): 706000 (Prestazioni di servizi) o 704000 (Lavori).

Preventivi, offerte commerciali e report per i clienti

Nel flusso standard di Business Central, un'offerta di vendita tradizionale (Sales Quote) non si trasforma direttamente in progetto. È la struttura stessa del progetto a fungere da supporto per l'elaborazione e la presentazione della proposta commerciale.

Il progetto come supporto del preventivo

Per preparare un'offerta economica, sul progetto vengono create righe di pianificazione di tipo Fatturabile (o Budget e fatturabile). Questo tipo di riga è pensato specificamente per fissare i prezzi e le quantità proposti al cliente, in particolare nei contratti a prezzo fisso.

L'azione "Recupera righe pianificazione progetto", che serve a collegare le righe di progetto ai documenti di vendita, non è utilizzabile né sulle offerte di vendita né sugli ordini di vendita. Il processo consigliato consiste quindi nel:

• Creare la scheda progetto con stato Pianificazione.
• Definire la struttura delle attività del progetto.
• Inserire le righe di pianificazione fatturabili che dettagliano risorse, articoli e spese.
• Generare il documento di offerta per il cliente. Una volta accettata l'offerta, lo stato del progetto passa ad Aperto per avviare l'esecuzione.

Report e prospetti per i clienti

Per comunicare gli elementi dell'offerta o presentare lo stato di avanzamento, è possibile stampare o inviare in formato PDF diversi report integrati:

• Progetti per cliente (Report 1012): utile durante le revisioni dei clienti, questo report confronta il prezzo pianificato, la percentuale di completamento, gli importi già fatturati e quelli ancora da fatturare.
• Progetto - Fatturazione suggerita (Report 1011): permette di spiegare, attività per attività, gli importi suggeriti per la prossima scadenza di fatturazione.
• Righe di pianificazione progetto (Report 1006): dettaglia gli elementi previsti (risorse, forniture, prestazioni) con le quantità e i prezzi associati.
• Cronologia del progetto (report Power BI): offre una rappresentazione visiva della pianificazione delle attività sotto forma di calendario o diagramma di Gantt.

# Progetto - fatturazione suggerita

Si accede a questi report dalla pagina iniziale tramite Tutti i report, quindi sotto l'intestazione Progetto, selezionando Esplora.

Definizione e gerarchia delle attività di progetto

Le attività di progetto costituiscono l'ossatura del progetto. Ogni progetto deve obbligatoriamente comprendere almeno un'attività di registrazione per consentire la registrazione delle operazioni.

Strutturazione della gerarchia

L'organizzazione delle attività si basa sul campo Tipo attività e sulla funzione Rientra attività progetto:

#Righe progetto

• Inizio-Totale / Fine-Totale: questi tipi delimitano un raggruppamento o una fase. Non ricevono alcun movimento diretto ma sommano automaticamente gli importi delle attività sottostanti.
• Registrazione: sono le uniche attività operative a cui possono essere imputati budget, consumi, ordini di acquisto o fatture.
• Totale: permette di inserire un subtotale su un intervallo di attività definito.

Esempio di struttura funzionale

Vantaggi di una suddivisione strutturata

Una suddivisione pertinente offre vantaggi decisivi per l'intero ciclo di vita:

• Monitoraggio degli scostamenti di budget: gli sforamenti dei costi vengono individuati immediatamente per fase.
• Precisione del WIP: il calcolo dei lavori in corso può essere suddiviso attività per attività se il riconoscimento dei ricavi varia a seconda della natura dei lavori.
• Chiarezza per il cliente: le fatture generate ereditano questa struttura, rendendo i rendiconti più comprensibili.
• Analisi analitica dettagliata: l'assegnazione di dimensioni analitiche a ogni attività permette un'analisi precisa delle performance per area di competenza o centro di responsabilità.

Modelli, duplicazione e semplificazione della configurazione

Per evitare di reinserire i dati e per standardizzare le pratiche, Business Central offre strumenti che automatizzano la creazione.

Modelli e funzioni di copia

Anche se non esiste un pulsante chiamato "Modello" in senso stretto, il metodo consigliato consiste nel creare un progetto tipo, mantenerlo con stato Pianificazione e poi utilizzare la funzione di duplicazione quando si crea una nuova commessa. Sono disponibili due funzioni principali: Copia progetto e Copia attività progetto da.

• Origine dei dati: la copia può riprendere le “Righe di pianificazione” (budget e prezzo di vendita originali) oppure i “Movimenti contabili progetto” (trasformando il consuntivo di un progetto passato in un nuovo budget, ideale per capitalizzare l'esperienza acquisita).
• Opzioni di dettaglio: è possibile filtrare la ripresa delle quantità, dei listini prezzi specifici e delle dimensioni analitiche.

#Copiare il progetto dall'elenco dei progetti

Strumenti di supporto alla creazione e alla formulazione delle offerte

#Procedura guidata di creazione progetto - Profilo “Project manager”

• Procedura guidata di configurazione: accessibile dalla pagina iniziale tramite Nuovo progetto, una guida passo passo permette di costruire le attività e di assegnare i budget.
• Valori predefiniti: la definizione preventiva di un magazzino e di una collocazione nella scheda progetto consente di trasmettere automaticamente questi parametri alle attività e alle righe associate.
• Importazione da Excel: l'integrazione con la suite Microsoft 365 permette di preparare le righe di pianificazione su foglio di calcolo e di integrarle rapidamente.
• Prezzi su misura: listini prezzi specifici (per risorse, articoli o conti) possono essere collegati alla scheda progetto per prevalere sui prezzi generali dell'azienda.

#Prezzi progetto

Definizione del budget e dei prezzi di vendita

La fase finale della strutturazione si basa sull'elaborazione dettagliata del budget nelle righe di pianificazione.

Righe di pianificazione progetto

Collegate esclusivamente alle attività di tipo Registrazione, le righe di pianificazione contengono il dettaglio dei costi previsionali e degli importi da fatturare.

#Accesso alle righe di pianificazione

Campi di classificazione e di tipo

• Tipo riga (Line Type): Specifica la natura finanziaria e la destinazione della riga:
• Budget (Budget): Importi e costi previsti per il progetto (servono a stimare i costi/budget e calcolare il WIP, senza trasferimento in fattura).
• Fatturabile (Billable): Importi previsti per essere fatturati al cliente.
• Budget e fatturabile (Both Budget and Billable): I costi sono messi a budget e il prezzo verrà fatturato.
• Tipo (Type): Specifica il tipo di conto/risorsa collegato alla riga:
• Risorsa (Resource)
• Articolo (Item)
• Conto C/G (G/L Account)
• N. (No.): Specifica il numero esatto della risorsa, dell'articolo o del conto C/G selezionato.
• Descrizione: Specifica la denominazione o la descrizione della risorsa, dell'articolo o del conto C/G.

Campi di data e di pianificazione

• Data pianificazione (Planning Date): Specifica la data prevista per la riga di pianificazione.
• Data consegna pianificata (Planned Delivery Date): Contiene la data prevista di registrazione o di esecuzione.

Campi di quantità e di ubicazione

• Quantità (Quantity): Specifica il volume o il numero di unità previste. La compilazione di questo campo attiva automaticamente il calcolo degli importi totali di costo e di prezzo.
• Codice unità di misura (Unit of Measure Code): Specifica l'unità applicata (es.: ore, giorni, pezzi).
• Codice ubicazione (Location Code): Specifica il magazzino/ubicazione di stoccaggio da cui proviene l'articolo selezionato.
• Codice collocazione (Bin Code): Specifica il codice della collocazione di stoccaggio precisa da cui verrà consumato l'articolo.

Campi di costo e di prezzo

• Costo unitario (VL) (Unit Cost (LCY)): Specifica il costo unitario espresso nella valuta locale (VL).
• Costo totale (VL) (Total Cost (LCY)): Specifica l'importo totale del costo della riga nella valuta locale (Quantità x Costo unitario).
• Prezzo unitario (VL) (Unit Price (LCY)): Specifica il prezzo di vendita unitario in valuta locale applicato alla riga.
• % sconto riga (Line Discount %): Specifica la percentuale di sconto concessa sulla riga.
• Prezzo totale (VL) (Total Price (LCY)): Specifica il prezzo totale fatturabile dopo l'eventuale applicazione di sconti, espresso in valuta locale.

#Righe pianificazione progetto

Conclusione e prospettive

La strutturazione di un progetto in Business Central costituisce la base indispensabile per il buon andamento della commessa. Grazie a una definizione precisa, a una struttura chiara delle attività, a un uso pertinente delle funzioni di duplicazione e a un budget definito con rigore nelle righe di pianificazione, l'azienda dispone di tutti gli strumenti per elaborare offerte commerciali sotto controllo e facilmente leggibili per i propri clienti.

Una volta definito il quadro operativo e di budget, il progetto entra nella fase di esecuzione. Il prossimo capitolo di questa serie sarà dedicato alla gestione quotidiana delle operazioni: la registrazione dei consumi effettivi (tempi impiegati e forniture), la gestione degli approvvigionamenti diretti, la gestione degli ordini ai collaboratori esterni, nonché il trattamento dei ricevimenti man mano che arrivano e della fatturazione dei fornitori.