Il FEC in Francia: un obbligo legale dalle conseguenze finanziarie pesanti

Dal 1° gennaio 2014, ogni impresa che tiene una contabilità informatizzata e soggetta a verifica fiscale deve essere in grado di consegnare al verificatore una copia delle proprie scritture contabili in un formato digitale standardizzato: il fichier des écritures comptables, meglio conosciuto con il suo acronimo, il FEC. Ciò che poteva sembrare una semplice formalità tecnica si è rivelato, con il tempo, uno dei punti di controllo più esaminati durante una verifica contabile, e uno dei rari difetti puramente formali in grado, da solo, di determinare una sanzione finanziaria indipendentemente da qualsiasi rettifica.

Il fondamento giuridico

L'obbligo deriva dal comma I dell'articolo L. 47 A del codice delle procedure fiscali francese (LPF), introdotto dall'articolo 14 della legge finanziaria rettificativa n° 2012-1510 del 29 dicembre 2012. La norma impone al contribuente, quando la contabilità è tenuta tramite sistemi informatizzati, di adempiere al proprio obbligo di esibizione consegnando al verificatore, in forma digitale, una copia dei file corrispondenti. Le norme tecniche che il file deve rispettare sono fissate a parte dall'articolo A. 47 A-1 del LPF, derivante dal decreto del 29 luglio 2013. L'insieme è commentato in dettaglio dall'amministrazione fiscale in due documenti di riferimento del Bulletin officiel des finances publiques, BOI-CF-IOR-60-40-10 per l'obbligo in sé e BOI-CF-IOR-60-40-20 per le norme del file, completati da un documento di domande e risposte pubblicato su impots.gouv.fr che precisa diversi punti di applicazione pratica.

Sono interessate le entità soggette a un obbligo legale di presentazione dei documenti contabili (società soggette all'imposta sulle società, imprese rientranti nei regimi dei redditi industriali e commerciali, non commerciali o agricoli su base reale), a condizione che tengano la contabilità in forma informatizzata. L'amministrazione ammette tolleranze per alcune strutture, in particolare le società civili immobiliari puramente immobiliari detenute da persone fisiche, e i micro-imprenditori. Le succursali francesi di società estere restano invece pienamente soggette all'obbligo.

Quando e come il file deve essere consegnato

Il FEC deve essere consegnato fin dal primo intervento del verificatore sul posto, per ciascuno degli esercizi coperti dall'avviso di verifica. Questa consegna è oggetto di un documento scritto controfirmato dal contribuente, che attesta l'avvenuta consegna, la mancata consegna o la non conformità dei file presentati. Questo aspetto procedurale non è marginale: condiziona direttamente un vantaggio per l'impresa, la sospensione del termine di tre mesi previsto dall'articolo L. 52 del LPF per le verifiche sul posto delle piccole imprese. Questo termine ricomincia a decorrere solo dalla consegna di file conformi per l'insieme degli esercizi verificati. La conformità di un solo esercizio su più non basta a far scattare la sospensione.

Il formato del file

Il contribuente può scegliere tra due formati tecnici: un file piatto, in formato testo o CSV, a organizzazione sequenziale e struttura a zone, oppure un file strutturato in formato XML conforme agli schemi pubblicati su impots.gouv.fr. In pratica, il formato piatto domina largamente gli utilizzi. Si basa su un separatore unico, la barra verticale, e su diciotto campi obbligatori i cui nomi devono comparire obbligatoriamente sulla prima riga del file. La sua assenza rende il file non conforme di per sé. Ogni campo corrisponde a un'informazione precisa della scrittura contabile: identificazione del giornale e della scrittura, del conto generale e, se del caso, del conto ausiliario, riferimento e data del documento giustificativo, descrizione, importi a debito e a credito, riferimento e data di quadratura, data di validazione della scrittura, e infine importo e valuta per le operazioni in moneta estera.

Una regola merita un'attenzione particolare, poiché è fonte frequente di errori: per i sei campi qualificati come condizionali (il conto ausiliario, la quadratura, la valuta), la colonna deve sempre restare obbligatoria nella struttura del file, solo il valore può restare vuoto quando l'impresa non pratica la contabilità ausiliaria, la quadratura o le operazioni in valuta. Riempire queste celle per default con uno zero o uno spazio rende il file non conforme allo stesso titolo di una colonna mancante. Il nome del file stesso segue una nomenclatura rigorosa, SirenFECAAAAMMJJ, dove la data corrisponde alla chiusura dell'esercizio. In caso di volumi importanti, è ammessa una suddivisione in più file, ma solo per periodo, mensile o trimestrale, e mai per natura di scrittura, con ogni file che deve allora riprendere la propria riga di intestazione.

Il FEC non basta da solo. Ogni codifica interna all'impresa (codici giornale, codici valuta, valori convenzionali utilizzati per le scritture senza documento giustificativo, metodo di numerazione adottato) deve essere spiegata in una descrizione di accompagnamento allegata al file. Questo documento, il cui formato è libero, non è soggetto ad alcuna norma tecnica, ma la sua assenza costituisce di per sé un difetto di conformità, indipendentemente dalla qualità del file stesso.

I rischi

La sanzione collegata a questo dispositivo è prevista dall'articolo 1729 D del codice generale delle imposte francese. Si applica sia alla mancata consegna totale del file sia alla consegna di un file che non rispetta le norme dell'articolo A. 47 A-1 del LPF. Un file tecnicamente inutilizzabile equivale, da questo punto di vista, a un'assenza di file. L'importo dell'ammenda, aumentato dalla legge finanziaria rettificativa dell'8 agosto 2014, è pari a 5.000 euro per esercizio sottoposto a controllo. Quando la verifica sfocia in una rettifica, l'ammenda è portata a 5.000 euro o al 10% delle imposte poste a carico del contribuente, considerando l'importo più elevato. Su una verifica riguardante più esercizi, ogni esercizio per il quale il file manca o non è conforme dà luogo a un'ammenda distinta.

Oltre a questa sanzione pecuniaria, l'articolo L. 74 del LPF prevede una conseguenza ancora più pesante: il mancato rispetto dell'obbligo di presentazione del FEC autorizza l'amministrazione a determinare d'ufficio le basi imponibili del contribuente, ossia a prescindere dalla procedura contraddittoria normale per fissare essa stessa, unilateralmente, gli importi imponibili. Questa facoltà, disponibile per i controlli avviati dal 1° gennaio 2014, colloca la conformità del FEC tra le questioni formali più delicate di un controllo fiscale.

Ciò che precisa il documento di domande e risposte della DGFiP

Il documento di domande e risposte pubblicato dall'amministrazione fornisce diverse precisazioni utili nella pratica. Le interruzioni nella sequenza del numero di scrittura sono tollerate quando si spiegano con il funzionamento in modalità bozza del software contabile, senza che sia richiesta una rinumerazione. I file non devono essere trasmessi compressi per default, anche se una compressione resta tollerata su richiesta. Dagli esercizi chiusi nel 2015, la contabilità deve essere tenuta in lingua francese secondo gli standard contabili francesi, il che esclude le descrizioni di giornali o conti redatte in una lingua straniera per le filiali francesi di gruppi internazionali. Nessun volume, per quanto importante, giustifica un rifiuto del file da parte dell'amministrazione.

Questa doppia architettura, un obbligo legale preciso e sanzioni dissuasive da un lato, norme tecniche dettagliate fino al più piccolo campo dall'altro, spiega perché la generazione del FEC non possa essere trattata come una semplice esportazione di dati. Il prossimo articolo di questa serie affronta il modo in cui Microsoft Dynamics 365 Business Central struttura questo processo, dall'architettura del modulo alle estensioni dedicate alla Francia.

Fonti

BOI-CF-IOR-60-40-10, obbligo di presentazione dei documenti contabili in forma digitale: https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9026-PGP.html/identifiant%3DBOI-CF-IOR-60-40-10-20170607

BOI-CF-IOR-60-40-20, norme del file delle scritture contabili: https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9028-PGP.html/identifiant%3DBOI-CF-IOR-60-40-20-20170607

DGFiP, domande e risposte sulla contabilità informatizzata: https://www.impots.gouv.fr/1metier2professionnelcomptabiliteinformatiseequestionreponsepdf

Articolo 1729 D del CGI, Légifrance: https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033815103