In qualità di project manager, operi in un ambiente in cui tutti sembrano avere potere su di te, eppure nessuno si assume veramente la responsabilità del tuo successo. Capire chi decide cosa e perché non è un esercizio accademico, ma un'abilità pratica. Ecco una mappa del contesto.
I dirigenti di alto livello, coloro che definiscono la rotta.
Al vertice si trova l'alta dirigenza, il C-suite. È qui che si sviluppa la visione a lungo termine e dove vengono prese le decisioni che plasmeranno i vostri progetti, i budget e le priorità, spesso prima ancora che ne siate informati.
L'amministratore delegato (CEO) definisce la direzione generale e incarna la visione aziendale. Il direttore finanziario (CFO) assegna i budget e verifica la redditività degli investimenti: in definitiva, ha il potere di bloccare o accelerare un progetto. Il responsabile informatico (CIO, Chief Information Officer) definisce la strategia tecnologica e gestisce la sicurezza della rete: una figura chiave ogni volta che un progetto coinvolge tecnologie digitali, come accade quasi sempre oggi. Queste tre figure, insieme ad altri direttori a seconda dell'organizzazione, costituiscono il comitato esecutivo (Codir) o il comitato di gestione (Comex), che garantisce l'allineamento di tutto il personale chiave.
Al di sopra di questo gruppo dirigente (C-suite) si trova il consiglio di amministrazione, che rappresenta gli azionisti ed esercita funzioni di supervisione e approvazione. I membri del gruppo dirigente (C-suite) riferiscono al consiglio di amministrazione, ma generalmente non ne fanno parte a meno che non siano esplicitamente nominati.
Per te, in qualità di project manager, il top management rappresenta sia la fonte di legittimità che il rischio principale: un cambio di priorità a questo livello può ridefinire il tuo progetto da un giorno all'altro.
Il dipartimento servizi: i vostri fornitori di risorse
Al di sotto dei vertici aziendali, i manager supervisionano le principali funzioni di supporto. Sono le persone a cui ti rivolgi quotidianamente per costruire i tuoi team e progredire.
- Il responsabile delle risorse umane gestisce il capitale umano, il reclutamento e lo sviluppo delle competenze.
- Il responsabile acquisti supervisiona gli acquisti e negozia con i fornitori.
- Il responsabile vendite coordina la strategia di vendita e distribuzione.
- Il responsabile di produzione supervisiona le operazioni, la produzione o l'erogazione dei servizi.
Questi responsabili di linea hanno le proprie priorità operative. Il tuo progetto non è la loro unica preoccupazione, ed è spesso proprio qui che sorgono le prime tensioni relative alle risorse.
Trasformazione aziendale: il tuo campo di gioco
Quando un'azienda si trasforma, implementando un sistema ERP, riprogettando un processo aziendale o migrando il proprio sistema IT, viene definita un'architettura specifica e tu ne sei il perno centrale.
L'AMOA (Assistenza alla Gestione del Progetto) rappresenta il lato commerciale: traduce le esigenze funzionali degli utenti e garantisce che la soluzione soddisfi i requisiti operativi. L'AMOE (Assistenza alla Gestione del Progetto) fornisce la soluzione tecnica, gestisce lo sviluppo, la configurazione e l'infrastruttura. Al di sopra di loro, il project manager supervisiona diversi progetti interfunzionali e ne garantisce l'allineamento con la strategia complessiva.
E tu, in qualità di project manager, sei al centro di questa matrice. Il tuo ruolo è quello di coordinare senza avere un legame gerarchico diretto con i team, pur assumendoti la piena responsabilità della triade tempo, qualità, costi.
Tuttavia, nell'attuale contesto agile, il rischio maggiore risiede nella mancanza di una chiara definizione dei rispettivi ruoli del Business Analyst, del Product Owner e del Project Manager. Di conseguenza, il Project Manager finisce spesso per assumersi tutte queste responsabilità, talvolta allontanandosi dalla sua competenza principale, incentrata sulla gestione della triade tempo, qualità e costi.
Struttura proprietaria: capire chi ha davvero l'ultima parola
Dietro ogni organizzazione si cela una struttura proprietaria che influenza silenziosamente tutte le decisioni. A seconda che l'azienda sia di proprietà di un fondatore di maggioranza, di un fondo di investimento, di azionisti dispersi in borsa o di una holding familiare, i processi decisionali, gli orizzonti temporali e la propensione al rischio saranno radicalmente diversi.
Un fondo di private equity si aspetterà un rapido ritorno sull'investimento: i vostri progetti saranno valutati in base al ROI a 3 anni. Un'azienda familiare spesso darà priorità alla stabilità e al controllo dei costi. Una società quotata in borsa dovrà presentare un rapporto ai propri azionisti ogni trimestre.
Capire chi possiede il capitale significa capire perché alcune decisioni che a te sembrano irrazionali sono in realtà perfettamente logiche dal punto di vista del vertice della piramide.
Mappare per agire in modo più efficace
Potresti non avere potere gerarchico, ma possiedi qualcosa di ben più prezioso: una prospettiva interfunzionale che nessun altro nell'organizzazione ha. Per sfruttarla al meglio, devi essere in grado di leggere la mappa del potere reale: chi decide, chi influenza, chi ha un interesse diretto nel successo o nel fallimento del tuo progetto.
Questa consapevolezza non vi renderà meno dipendenti dagli altri. Ma vi permetterà di scegliere le persone giuste con cui parlare, al momento giusto e con le argomentazioni giuste. Ed è spesso proprio qui che risiede la differenza tra un progetto di successo e uno che si blocca.