Le FEC en France: une obligation légale aux conséquences financières lourdes

Depuis le 1er janvier 2014, toute entreprise tenant une comptabilité informatisée et soumise à une vérification fiscale doit être en mesure de remettre au vérificateur une copie de ses écritures comptables sous une forme dématérialisée normalisée: le fichier des écritures comptables, plus connu sous son acronyme, le FEC. Ce qui pouvait apparaître comme une simple formalité technique s'est révélé, avec le recul, être l'un des points de contrôle les plus scrutés lors d'un examen de comptabilité, et l'un des rares défauts purement formels à pouvoir, à lui seul, déclencher une sanction financière indépendamment de tout redressement.

Le fondement légal

L'obligation découle de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales (LPF), issu de l'article 14 de la loi de finances rectificative n° 2012-1510 du 29 décembre 2012. Le texte impose au contribuable, dès lors que sa comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, de satisfaire à son obligation de représentation en remettant au vérificateur, sous forme dématérialisée, une copie des fichiers correspondants. Les normes techniques que doit respecter ce fichier sont, elles, fixées par l'article A. 47 A-1 du LPF, résultant de l'arrêté du 29 juillet 2013. L'ensemble est commenté en détail par l'administration fiscale dans deux documents de référence du Bulletin officiel des finances publiques, BOI-CF-IOR-60-40-10 pour l'obligation elle-même et BOI-CF-IOR-60-40-20 pour les normes du fichier, complétés par un document de questions-réponses publié sur impots.gouv.fr qui précise plusieurs points d'application pratique.

Sont concernées les entités soumises à une obligation légale de présentation de documents comptables (sociétés à l'impôt sur les sociétés, entreprises relevant des bénéfices industriels et commerciaux, non commerciaux ou agricoles au régime réel), dès lors qu'elles tiennent leur comptabilité de façon informatisée. L'administration admet des tolérances pour certaines structures, notamment les sociétés civiles immobilières purement immobilières détenues par des personnes physiques, ou les auto-entrepreneurs. Les succursales françaises de sociétés étrangères restent en revanche pleinement soumises à l'obligation.

Quand et comment le fichier doit être remis

Le FEC doit être remis dès la première intervention du vérificateur sur place, pour chacun des exercices couverts par l'avis de vérification. Cette remise fait l'objet d'un document écrit contresigné par le contribuable, qui atteste de la remise, de l'absence de remise ou de la non-conformité des fichiers présentés. Ce point de procédure n'est pas anodin: il conditionne directement un avantage pour l'entreprise, la suspension du délai de trois mois prévu par l'article L. 52 du LPF pour les vérifications sur place des petites entreprises. Ce délai ne recommence à courir qu'à compter de la remise de fichiers conformes pour l'ensemble des exercices vérifiés. La conformité d'un seul exercice sur plusieurs ne suffit pas à déclencher la suspension.

Le format du fichier

Le contribuable a le choix entre deux formats techniques: un fichier à plat, en texte ou CSV, à organisation séquentielle et structure zonée, ou un fichier structuré au format XML conforme aux schémas publiés sur impots.gouv.fr. En pratique, le format à plat domine très largement les usages. Il repose sur un séparateur unique, la barre verticale, et sur dix-huit champs obligatoires dont la première ligne du fichier doit impérativement porter les noms. Son absence rend le fichier non conforme à elle seule. Chaque champ correspond à une information précise de l'écriture comptable: identification du journal et de l'écriture, du compte général et, le cas échéant, du compte auxiliaire, référence et date de la pièce justificative, libellé, montants au débit et au crédit, repère et date de lettrage, date de validation de l'écriture, et enfin montant et devise pour les opérations en monnaie étrangère.

Une règle mérite une attention particulière, tant elle est source d'erreurs: pour les six champs qualifiés de conditionnels (le compte auxiliaire, le lettrage, la devise), la colonne reste toujours obligatoire dans la structure du fichier, seule la valeur peut rester vide lorsque l'entreprise ne pratique pas la comptabilité auxiliaire, le lettrage ou les opérations en devise. Remplir ces cellules par défaut avec un zéro ou un espace rend le fichier non conforme au même titre qu'une colonne manquante. Le nom du fichier lui-même obéit à une nomenclature stricte, SirenFECAAAAMMJJ, où la date correspond à la clôture de l'exercice. En cas de volumétrie importante, un découpage en plusieurs fichiers est admis, mais uniquement par période, mensuelle ou trimestrielle, et jamais par nature d'écriture, chaque fichier devant alors reprendre sa propre ligne d'en-tête.

Le FEC ne se suffit pas à lui-même. Toute codification interne à l'entreprise (codes journaux, codes devise, valeurs conventionnelles utilisées pour les écritures sans pièce justificative, mode de numérotation retenu) doit être explicitée dans un descriptif d'accompagnement joint au fichier. Ce document, dont le format est libre, n'est soumis à aucune norme technique, mais son absence constitue en elle-même un défaut de conformité, indépendamment de la qualité du fichier lui-même.

Les risques encourus

La sanction attachée à ce dispositif est prévue par l'article 1729 D du code général des impôts. Elle s'applique aussi bien à l'absence totale de remise du fichier qu'à la remise d'un fichier ne respectant pas les normes de l'article A. 47 A-1 du LPF. Un fichier techniquement inexploitable équivaut, de ce point de vue, à une absence de fichier. Le montant de l'amende, relevé par la loi de finances rectificative du 8 août 2014, s'élève à 5 000 euros par exercice soumis à contrôle. Lorsque la vérification débouche sur un rehaussement, l'amende est portée à 5 000 euros ou 10 % des droits mis à la charge du contribuable, le montant le plus élevé étant retenu. Sur une vérification portant sur plusieurs exercices, chaque exercice pour lequel le fichier manque ou n'est pas conforme donne lieu à une amende distincte.

Au-delà de cette sanction pécuniaire, l'article L. 74 du LPF prévoit une conséquence plus lourde encore: le non-respect de l'obligation de présentation du FEC autorise l'administration à évaluer d'office les bases d'imposition du contribuable, c'est-à-dire à s'affranchir de la procédure contradictoire normale pour fixer elle-même, unilatéralement, les montants imposables. Cette faculté, ouverte pour les contrôles engagés depuis le 1er janvier 2014, place la conformité du FEC parmi les enjeux de forme les plus sensibles d'un contrôle fiscal.

Ce que précise le document de questions-réponses de la DGFiP

Le document de questions-réponses publié par l'administration apporte plusieurs clarifications utiles en pratique. Les ruptures de séquence sur le numéro d'écriture sont tolérées lorsqu'elles s'expliquent par le fonctionnement en mode brouillard du logiciel comptable, sans qu'une renumérotation soit exigée. Les fichiers ne doivent pas être transmis compressés par défaut, même si une compression reste tolérée à la demande. Depuis les exercices clos en 2015, la comptabilité doit être tenue en langue française selon les normes comptables françaises, ce qui exclut les libellés de journaux ou de comptes rédigés dans une langue étrangère pour les filiales françaises de groupes internationaux. Aucune volumétrie, aussi importante soit-elle, ne justifie un rejet du fichier par l'administration.

Cette double architecture, une obligation légale précise et des sanctions dissuasives d'un côté, des normes techniques détaillées jusqu'au moindre champ de l'autre, explique pourquoi la génération du FEC ne peut pas être traitée comme un simple export de données. Le prochain article de cette série s'attache à la façon dont Microsoft Dynamics 365 Business Central structure ce processus, de l'architecture du module aux extensions dédiées à la France.

Sources

BOI-CF-IOR-60-40-10, obligation de présentation des documents comptables sous forme dématérialisée: https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9026-PGP.html/identifiant%3DBOI-CF-IOR-60-40-10-20170607

BOI-CF-IOR-60-40-20, normes du fichier des écritures comptables: https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9028-PGP.html/identifiant%3DBOI-CF-IOR-60-40-20-20170607

DGFiP, questions/réponses sur la comptabilité informatisée: https://www.impots.gouv.fr/1metier2professionnelcomptabiliteinformatiseequestionreponsepdf

Article 1729 D du CGI, Légifrance: https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000033815103