Il rischio è inevitabile, la sua gestione è una scelta
L'implementazione di un sistema ERP è un'impresa complessa e ambiziosa. Tuttavia, al di là della complessità tecnica e funzionale, è proprio la gestione dei suoi rischi a determinarne spesso il successo o il fallimento. Sebbene tutti i manuali di gestione dei progetti insistano sull'importanza teorica di questa attività, la mia esperienza concreta su diverse implementazioni mi ha rivelato una verità più essenziale.
Questo articolo non si limita a ribadire il messaggio universale secondo cui "la gestione dei rischi è necessaria", ma è il frutto di una capitalizzazione delle mie esperienze pratiche che ne dimostrano l'importanza del ruolo. Mi sono reso conto che privarsi di un approccio strutturato all'identificazione, all'analisi e al trattamento dei rischi non solo riduce significativamente le probabilità di successo dell'implementazione, ma significa anche privarsi di un potente strumento di semplificazione e miglioramento del ritorno di esperienza (REX).
Pertanto, esplorerò qui non solo perché la gestione proattiva dei rischi sia vitale in questo contesto specifico (dagli impatti sul business alle sfide tecniche e umane), ma anche come applicarla concretamente, basandomi su metodi collaudati per facilitare la trasmissione delle conoscenze fondamentali per i progetti futuri.
Perché è importante?
La gestione dei rischi è essenziale per proteggere gli obiettivi del progetto, anticipando e mitigando le minacce che possono causare ritardi, sforamenti di budget e una riduzione della qualità del prodotto. A differenza di un approccio reattivo e costoso, essa permette di prendere decisioni per concentrare le risorse dove l'impatto è massimo, assicurando così la resilienza e la flessibilità del team di fronte agli imprevisti. Inoltre, questo approccio non si limita a garantire l'esito del progetto, ma facilita e struttura il Ritorno di Esperienza, documentando le minacce incontrate durante tutto il processo e le soluzioni adottate, garantendo una preziosa capitalizzazione per l'azienda.
Cos'è un rischio nella gestione di progetto?
Un rischio si definisce come un evento incerto suscettibile di influenzare gli obiettivi del progetto, in modo negativo (minaccia) o positivo (opportunità).
In pratica, un rischio combina due dimensioni: la probabilità di occorrenza (bassa, media, alta) e l'impatto potenziale (finanziario, tempi, qualità, immagine, adozione da parte degli utenti).
La gestione dei rischi consiste nell'identificare questi eventi, nel valutarne il livello di criticità e nell'implementare piani d'azione adeguati.
Identificazione e anticipazione dei rischi
Ritengo che l'esperienza del Project Manager sia essenziale per identificare e prevenire i rischi. Si basa sulla sua capacità di osservare, analizzare, comunicare, rimanere vigile e fantasioso, e soprattutto di considerare scenari futuri attribuendo loro delle probabilità. È questa attitudine ad anticipare le minacce che le trasforma in allarmi gestibili.
L'anticipazione è fondamentale: è troppo tardi per agire quando il rischio diventa un incidente. Le fasi chiave sono:
- Mappare i rischi fin dalla fase di inquadramento, con tutti gli stakeholder.
- Analizzare i rischi noti basandosi sui ritorni di esperienza (progetti precedenti, benchmark).
- Identificare i segnali deboli durante le fasi di progettazione e implementazione (dipendenze tecniche, organizzative, umane).
- Aggiornare regolarmente il registro dei rischi durante tutto il progetto, poiché nuove minacce emergono ad ogni fase.
Nel caso di un project manager meno esperto:
- Appoggiarsi agli esperti (di business, tecnici, di consulenza/AMOA, integratore) per raccogliere i loro allarmi e anticipare le aree sensibili.
- Organizzare workshop di brainstorming con il team di progetto al fine di incrociare le visioni e arricchire l'identificazione dei rischi.
- Consultare la documentazione del progetto (pianificazione, analisi delle dipendenze, tappe fondamentali critiche) per individuare i punti sensibili.
- Richiedere mentoring o una visione esterna a un Project Manager esperto, per confrontare le proprie analisi e rendere sicuro l'approccio.
- Implementare una revisione periodica dei rischi con il team per non trascurare l'emergere di nuove minacce.
In questo modo, anche senza esperienza consolidata, un Project Manager può diventare un "rilevatore di segnali», combinando metodo, ascolto, curiosità e immaginazione.
Le strategie di trattamento dei rischi
Una volta identificati e valutati, sono possibili diverse azioni:
- Evitare il rischio : si può modificare l'ambito o l'approccio al fine di eliminare la sua causa (ad esempio, semplificare un'interfaccia troppo complicata).
- Ridurre/Mitigare il rischio : si possono implementare misure (preventive o correttive) volte a diminuirne la probabilità o l'impatto (ad esempio, formare meglio gli utenti chiave).
- Trasferire il rischio : si esternalizza la responsabilità affidandola a un fornitore di servizi (ad esempio, ingaggiando un fornitore certificato per lo sviluppo di funzionalità).
- Accettare il rischio : infine, si accetta il rischio quando l'impatto atteso è ritenuto più tollerabile del costo necessario per ridurlo (ad esempio, decidere di accettare un ritardo minore in caso di sovraccarico temporaneo).
I principali rischi di un progetto ERP
I progetti ERP concentrano rischi tipici:
Rischi Organizzativi
- Resistenza al cambiamento da parte degli utenti
- Scarso impegno da parte del management
- Governance del progetto insufficiente
Rischi Funzionali
- Incompatibilità tra il programma informatico e le procedure aziendali
- Eccessiva personalizzazione che comporta rigidità e costi aggiuntivi
Rischi Tecnici
- Integrazione complessa con altri sistemi
- Problemi di migrazione dei dati (qualità, volume, sicurezza)
Rischi Finanziari
- Sottostima dei costi (licenze, servizi, formazione, TCO)
- Sforamenti di budget legati a cambiamenti non controllati
Rischi di Pianificazione
- Scadenze non realistiche
- Risorse chiave non disponibili
Azioni possibili di fronte ai principali rischi
Ogni categoria di rischio richiede misure specifiche:
Organizzativi
- Elaborare una strategia strutturata di gestione del cambiamento (comunicazione, formazione, coinvolgimento degli utenti chiave).
- Ottenere uno sponsor forte e visibile da parte della direzione generale.
- Stabilire una chiara struttura di governance, assegnando funzioni e responsabilità precise.
Funzionali
- Validazione preliminare della compatibilità tra l'ERP e i processi, tramite workshop di inquadramento dettagliati.
- Limitare al minimo le personalizzazioni e optare per la standardizzazione.
- Implementare prototipi o fasi pilota per valutare la funzionalità reale.
Tecnici
- Effettuare un audit dell'architettura target e delle interfacce a monte.
- Anticipare la migrazione dei dati fin dall'inizio del progetto, creando mock
- up e set di dati rappresentativi.
- Prevedere ambienti di test e di pre
- produzione che riflettano la realtà.
Finanziari
- Costruire un budget dettagliato che includa i costi nascosti (supporto, TMA, formazione, licenze aggiuntive).
- Implementare un monitoraggio mensile del budget e allarmi sugli scostamenti.
- Inquadrare contrattualmente i servizi per limitare gli onerosi allegati contrattuali.
Di Pianificazione
- Definire una pianificazione realistica che tenga conto dei vincoli aziendali (chiusure contabili, picchi di attività).
- Assicurare la disponibilità delle risorse chiave attraverso un impegno manageriale.
- Integrare margini di sicurezza (buffer) per assorbire gli imprevisti.
Gli strumenti di gestione e documentazione dei rischi
Una gestione dei rischi efficace si basa su supporti concreti e dinamici:
- Registro dei rischi: documento centrale che elenca ogni rischio, la sua probabilità, il suo impatto, il suo responsabile, la sua strategia di trattamento e lo stato di avanzamento.
- Matrice dei rischi (probabilità e impatto): rappresentazione visiva che consente di prioritizzare i rischi critici.
- Piano di mitigazione: descrizione delle azioni concrete previste per mitigare o trasferire i rischi.
- Strumenti collaborativi: soluzioni come MS Project, Jira, Confluence, o persino template Excel/SharePoint per centralizzare e monitorare.
- Revisioni regolari in comitato direttivo (steering committee): ogni rischio critico deve essere monitorato come un punto fisso dell'ordine del giorno.
La gestione dei rischi non è un esercizio burocratico, ma una leva di governance per rendere sicura la traiettoria di un progetto ERP. Consente di anticipare le difficoltà, di coinvolgere gli stakeholder e di aumentare significativamente le probabilità di successo.
Un progetto ERP non fallisce solo a causa della sua complessità tecnica: fallisce spesso per mancanza di anticipazione e vigilanza nei confronti dei rischi.