Dans le cadre d’un déploiement de Microsoft Business Central, la reprise de données est l’étape cruciale qui permet à une entreprise déjà en activité de reprendre rapidement le contrôle de son cycle financier (paiement des fournisseurs, relance des clients, suivi du chiffre d’affaires, etc.).
Chez la plupart des organisations qui se dirigent vers une solution Saas (Software as a service), cette reprise s’effectue principalement par l’import de fichiers Excel contenant les listes de clients, fournisseurs, articles, factures et autres enregistrements essentiels.
Si l’import de ces fichiers est techniquement simple, la vraie difficulté réside dans la capacité à suivre le processus de migration de façon fiable, transparente et contrôlée. Un suivi insuffisant peut entrainer des doublons, des incohérences comptables ou des interruptions de service qui affectent directement la trésorerie et la relation avec la clientèle.
Dans cet article, je partage ma propre méthodologie pour piloter la reprise de données sur Business Central. Elle s’articule autour d’une succession d’étapes clairement définies, depuis la préparation des fichiers jusqu’à la vérification après la migration, en passant par l’utilisation d’outils de suivi, de tableaux de bord et de points de contrôle réguliers.
L’objectif est de fournir aux équipes projet un cadre opérationnel qui minimise les risques, garantit la qualité des données importées et assure une transition fluide vers le nouveau système ERP.
Suivez-moi à travers les différentes phases de cette approche, vous découvrirez comment j'organise et contrôle chaque étape du processus d’import afin de m'assurer du résultat de ce qui est un projet dans le projet.
Les exigences
Le suivi de la reprise de données repose sur plusieurs exigences essentielles :
- Définir un processus de reprise des données avec des acteurs qui portent des responsabilités et des étapes à valider.
- Définir et maintenir la structure attendue pour chaque fichier (colonnes obligatoires, formats de dates, séparateurs) afin de garantir la conformité avant toute tentative d’import.
- Identifier clairement chaque type de donnée ainsi que sa priorité d’import.
- Consigner la version de chaque fichier fourni par le client afin de pouvoir retracer les évolutions.
- Maintenir un journal exhaustif des fichiers reçus et des traitements appliqués (date, opérateur, résultat, erreurs éventuelles).
- Communiquer les erreurs.
- Mettre en place des indicateurs de pilotage, comme le nombre total de fichiers transmis, le nombre de fichiers traités avec succès, le nombre de fichiers ayant généré des erreurs.
Ces éléments, réunis dans un tableau de bord de suivi, permettent de disposer d’une traçabilité totale et d’intervenir rapidement en cas d’anomalie.
Le processus
Le processus de reprise débute lorsque le client transmet les jeux de données sous forme de fichiers Excel, chacun conforme au format pré défini (colonnes, types de champs et séparateurs). L'intégrateur de solutions, que j'appellerai partenaire, récupère ces fichiers, les organise dans une hiérarchie de dossiers structurée selon les étapes (" Réception », " Tests », " Import », " Validation » et " Archivage »).
Pendant la phase de test, les fichiers sont vérifiés : les contrôles de schéma, de cohérence et de contraintes sont exécutés, puis les éventuelles anomalies sont consignées dans un rapport d’erreurs que le partenaire transmet sans délai au client.
Ce dernier procède ensuite aux corrections nécessaires et renvoie les versions révisées.
Dès qu’aucun problème n’est détecté, les fichiers passent à l’étape de l’importation, au cours de laquelle ils sont chargés dans Business Central.
Les données sont ensuite intégrées dans le système, les tables maitresses et dynamiques étant remplies en fonction de l’ordre de priorité établi.
Chaque opération de transfert de fichiers (réception, test, import, validation) est enregistrée dans le journal de suivi de fichier, assurant ainsi une trace complète du processus de reprise, de la première réception jusqu’à la consolidation finale.
Les fichiers
Les fichiers Excel utilisés pour la reprise doivent impérativement respecter un modèle précis : chaque feuille doit contenir un tableau de données commençant à la troisième ligne.
La première ligne doit indiquer le nom du pack de configuration ainsi que le numéro de table correspondant dans Business Central.
La seconde ligne sert de détail pour chacune des colonnes (étiquette claire, indication " obligatoire », " facultatif » ou " à laisser vide », ainsi que le type de donnée attendue, numérique, date, texte, etc.).
La troisième ligne constitue l’entête du tableau proprement dit, aligné exactement sur les colonnes décrites précédemment.
Certaines colonnes sont obligatoires, d’autres sont facultatives, et certaines ne doivent jamais être remplies. Il est crucial de respecter scrupuleusement le type de données indiqué : un champ numérique ne doit contenir que des chiffres, une date doit suivre le format prévu, etc.
De plus, certaines colonnes nécessitent une valeur de référence qui doit être tirée d’un autre fichier modèle (par exemple, un code fournisseur ou un identifiant d’unité de mesure).
Le partenaire doit conserver les versions des modèles fournis au client et s’engage à ajouter de nouveaux champs à la fin du tableau sans jamais modifier l’ordre existant des colonnes.
En ce qui le concerne, le client s’engage à remplir le tableau de données en respectant ces règles, sans altérer la structure de la feuille. Cette discipline garantit que le mapping XML défini dans le fichier correspond exactement aux exigences de Business Central, facilitant ainsi l’import sans erreur.
Les familles de données
Les données à reprendre se déclinent en deux grandes familles.
Les Données statiques
- Tout d’abord, les données maitresses (ou master data) regroupent les référentiels centraux de chaque module : clients, fournisseurs et articles.
- Ensuite, les données subsidiaires, telles que les adresses des clients ou les RIB des fournisseurs, viennent compléter les fiches principales.
- Les données secondaires, comme les moyens de paiement, les unités de mesure ou les catégories de produits, enrichissent le contexte fonctionnel sans constituer l’entité principale.
- Les données de paramétrage, qui permettent de modifier le comportement de certains flux.
- Enfin, les groupes de comptabilisation, qui permettent d'associer du paramétrage comptable à des données maitresses. Par exemple, les groupes comptables clients qui associent le compte de créances clients.
Les données dynamiques
Les données dynamiques sont celles qui constituent l’historique comptable et opérationnel : balances d’ouverture, écritures ouvertes, mouvements de stock, etc. Contrairement aux données maitresses, ces informations évoluent en continu et reflètent l’activité réelle de l’entreprise. Dans cette famille on distingue 2 types de données :
Ces données devront être validées au travers d'une feuille de comptabilité et ne seront donc pas importées directement dans les tables d'écritures comptables.
- Balances d'ouverture
- Écritures ouvertes clients / fournisseurs
- Historique des immobilisations
- Stock / inventaire
Ces données sont sous forme de documents et représentent le début d'un flux qui abouti généralement à des écritures transactionnelles. Elles sont structurées sous forme d'une entreprise tête et de lignes.
- Commandes de vente / achat ouvertes
- Contrats
La bonne prise en compte de ces niveaux, maître, subsidiaire/secondaire et dynamique, est indispensable pour assurer une reprise de données complète et fiable dans Business Central.
L'ordre de priorité
La séquence d’import doit respecter une hiérarchie stricte afin d’éviter les conflits de dépendances : on commence toujours par les données secondaires (unités de mesure, moyens de paiement, classifications…) parce qu’elles sont requises par les paramètres et les enregistrements maîtres ultérieurs. Vient ensuite l’import des groupes comptables et des paramétrages généraux (plan comptable, centres de coût, règles de TVA), qui définissent le cadre de traitement des transactions. Une fois le socle fonctionnel en place, on charge les données maîtresses (clients, fournisseurs, articles) suivies de leurs données subsidiaires (adresses, RIB, coordonnées bancaires). Enfin, les données dynamiques, balances d’ouverture, écritures en cours, mouvements de stock, sont importées en dernier, car elles s’appuient sur l’ensemble des référentiels déjà présents.
Dans Business Central, une feuille de configuration dédiée consigne ces priorités et sert de tableau de suivi. Même si elle n’est pas obligatoire, son utilisation garantit que chaque étape est exécutée dans le bon ordre et minimise les risques d’incohérence lors de la reprise.
Le traitement des données
Le partenaire ouvre chaque fichier reçu, consigne immédiatement sa version dans le registre de suivi des imports, puis vérifie la conformité de la structure (nombre et nom des colonnes, formats de dates, séparateurs) ainsi que le mapping XML qui lie chaque colonne du tableau aux champs cibles de Business Central. Une fois le mapping validé, le fichier est chargé dans le module de configuration d’import de BC, le système signale alors les éventuelles erreurs de validation (duplications, contraintes de clé, valeurs hors plage). Si aucune anomalie n’est détectée, les données sont consolidées dans le système selon la priorité définie. En cas d’erreurs, le partenaire extrait la liste détaillée, la consigne dans le journal d’erreurs et la renvoie au client pour correction.
Tableau de suivi des tables par priorité
Le suivi des fichiers
C’est sur ce document que le partenaire tient trace de chaque fichier traité.
Le but est de garder l’historique de ce qui a été fait. Ce tableau visualise donc les informations sur chaque fichier :
- Le nom du fichier
- La date de fourniture du client
- La date de traitement du partenaire
- La personne qui a traité le fichier
- L’environnement dans lequel il a été importé
- Le statut de la phase de contrôle
- Le statut de la phase de consolidation des données
- Le nombre d’enregistrements dans le fichier
- Le nombre d’erreurs et leur nature
Suivi des fichiers traités
Les contraintes
Importer plusieurs fois le même type de donnée peut rapidement rompre la chaîne de priorité établie pour la reprise. En effet, chaque catégorie (données secondaires, paramètres, master, subsidiaires, dynamiques) dépend des précédentes : les références et les contraintes d’intégrité ne sont résolues correctement que si les enregistrements sont chargés dans l’ordre prévu. Lorsqu’un second lot du même type arrive après que des niveaux supérieurs ont déjà été importés, il peut créer des doublons, écraser des valeurs déjà consolidées ou introduire des références orphelines qui ne trouvent plus leur correspondance dans les tables précédemment peuplées. Cette désynchronisation entraîne des erreurs de validation (clés dupliquées, violations de contraintes de clé étrangère) et oblige à relancer des imports précédents pour restaurer la cohérence.
Ainsi, le respect strict de la séquence unique d’import, voire la consolidation de tous les fichiers d’un même type avant de passer au niveau suivant, est essentiel pour éviter que la répétition d’un même type de donnée ne compromette l’intégrité globale du système.
La reprise de données dans Microsoft Business Central n’est pas simplement une opération technique d’import de fichiers, c’est un processus orchestré qui requiert une méthodologie rigoureuse, une traçabilité exhaustive et le respect d’une hiérarchie de priorités clairement définie. En identifiant les différents types de données (master, subsidiaires, secondaires et dynamiques), en suivant scrupuleusement l’ordre d’import, en consignant chaque version de fichier, chaque log de traitement et chaque indicateur de performance, les équipes projet gagnent en visibilité et en maîtrise. L’utilisation d’une arborescence de dossiers structurée, d’une feuille de configuration et d’un modèle Excel normalisé garantit que chaque étape, de la réception du fichier à la consolidation finale, reste reproductible et auditable.
En appliquant cette méthode, les partenaires et les clients peuvent réduire les risques d’erreurs, éviter les ruptures d’intégrité et assurer une transition fluide vers le nouveau système ERP, tout en conservant la continuité opérationnelle indispensable à l’entreprise.