Il potere dell'interpretazione
Immaginate lunedì mattina. La vostra casella di posta mostra due urgenze: Un cliente importante minaccia di annullare il contratto a seguito di una serie di bug, e la vostra direzione annuncia che non sostituirà lo sviluppatore senior che si è appena dimesso.
Di fronte a questa dura realtà, ci sono due tipi di capi progetto. Il primo si affloscia sulla sedia, sopraffatto dal pensiero: "È la fine, non ne uscirò mai". Il secondo prende un respiro profondo, prende un caffè e si dice: "OK, il vincolo è cambiato. Come adattarsi?"
La situazione fattuale è dunque chiara: pressione massima e risorse in calo.
Eppure, l'esito sarà diametralmente opposto.
Non è la realtà che determina il nostro burn-out o il nostro successo, ma la storia che ci raccontiamo su di essa, il famoso bicchiere mezzo vuoto o mezzo pieno.
Ma come mantenere questa lucidità quando ci si sente in una morsa tra l'incudine e il martello?
Come uscire dallo schema pericoloso che porta all'esaurimento, di fronte a una montagna di compiti?
La risposta risiede nell'alleanza di due potenti strumenti psicologici: l'Approccio Cognitivo-Comportamentale per blindare la mente, e il senso di autoefficacia per garantire l'azione.
L'Approccio Cognitivo-Comportamentale (ACC) o l'arte di ripensare la propria realtà
Per un Capo Progetto, l'ACC è uno strumento di analisi della realtà. L'obiettivo è comprendere che non reagiamo ai fatti, ma all'interpretazione che ne diamo.
Il triangolo Pensiero, Emozione, Comportamento
Esiste una meccanica istintiva e implacabile in noi, che provoca una reazione a catena in cui l'interpretazione che diamo di un fatto (Pensiero) attiva istantaneamente una sensazione (Emozione) che programma ed esegue meccanicamente le nostre reazioni (Comportamento).
Prendiamo una situazione classica: una riunione di crisi.
- Pensiero: "Se questo progetto subisce un ritardo, perderò la mia credibilità."
- Emozione: Questa convinzione innesca un'ansia immediata.
- Comportamento: Per alleviare questa ansia, fate micro-management sulla vostra squadra già stanca o evitate di rispondere al cliente.
- Risultato: La squadra si irrigidisce, il ritardo si accumula. Il cerchio si chiude, confermando la vostra paura iniziale.
Questo ciclo è spesso inquinato da distorsioni cognitive, (veri e propri bug di logica). La più frequente nel Capo Progetto è il pensiero "tutto o niente": "Se la consegna non è perfetta, è un fallimento totale."
Aggiungete a ciò le credenze limitanti (indotte dalla vostra educazione, dalla società ecc...) e avrete la ricetta perfetta per esaurirsi lottando contro i mulini a vento.
Esempio di credenze limitanti:
- Sii forte, che porta a una negazione delle emozioni (provoca un "Ce la faccio" irrazionale).
- Fai piacere, che porta a una negazione dei bisogni personali (provoca un "Dico sì a tutto" irrazionale).
- Sii perfetto, che porta a una negazione della realtà umana (provoca uno "Zero difetti" irrazionale).
- Sbrigati, che porta a una negazione del tempo necessario (provoca un "Subito" irrazionale).
- Fai sforzi, che porta a una negazione delle difficoltà (provoca un "Bisogna soffrire" irrazionale).
Lo strumento di trasformazione: Il modello ABCDE
Per non subire più, bisogna ristrutturare il proprio pensiero con il metodo di Albert Ellis.
Applichiamolo alla nostra quotidianità:
- A (Antecedente) : Il cliente aggiunge una funzionalità senza budget.
- B (“Belief”, Convinzioni) : "Stanno esagerando. Non so dire di no. Andiamo a sbattere."
- C (Conseguenze) : Rabbia, stress, accettazione passiva.
- D (il Dibattito) : È il momento critico. "È vero che andiamo a sbattere? No, se nego una scadenza. Non so dire di no? Falso, ho rifiutato una richiesta il mese scorso."
- E (Effetti) : Rispondete con calma con una stima numerica dell'impatto, trasformando un conflitto emotivo in un arbitraggio fattuale (in competenza).
Il senso di autoefficacia: Il motore dell'azione
Pulire i propri pensieri è necessario, ma insufficiente. Per consegnare un progetto, bisogna costruire la certezza della propria competenza e diffondere questo sentimento.
Definizione e impatto (Albert Bandura)
*Albert Bandura
L'auto-efficacia non è arroganza. È la credenza specifica nella vostra capacità di "mobilitare la motivazione, le risorse cognitive e i comportamenti necessari" per gestire una data situazione.
Attenzione a non confonderla con il metodo Coué. Ripetervi davanti allo specchio "Sono un super manager" non funzionerà sempre. Il vero senso di autoefficacia si costruisce sulle prove, non sulle illusioni.
I benefici sono immensi: un PM con un forte senso di autoefficacia vedrà la mancanza di personale non come una fatalità, ma come un problema logistico da risolvere. Si fisserà obiettivi più ambiziosi e resisterà molto meglio alla pressione.
I mezzi per costruire la fiducia
Come rafforzare questo "muscolo" mentale quando tutto va male?
Il "Modelage"
Guardate come fa quel collega senior che sembra inaffondabile. Se riesce a negoziare con il cliente, ditevi: "È una competenza umana, quindi posso acquisirla anch'io".
L'Esperienza di padronanza
Bandura lo ha dimostrato con persone fobiche. Non si vince la paura del conflitto evitandolo, ma affrontandolo a poco a poco. L'azione è l'unico vero antidoto all'ansia.
Il Locus di controllo interno
È la chiave degli imprenditori. Smettete di incolpare la "mancanza di risorse". Concentratevi su ciò che dipende da voi: la riorganizzazione delle priorità, la trasparenza, la coesione del team. È qui che risiede il nostro potenziale.
La sintesi manageriale: Dal circolo vizioso al circolo virtuoso
Concretamente, come usare questo per salvare un progetto e proteggere la propria squadra?
Rompere la paralisi con l'azione graduale
Quando la montagna sembra insormontabile:
- Usate prima l'ACC per azittire la vocina che dice "È impossibile" (Lavoro sul Belief / convinzione).
- Usate poi la scomposizione (WBS/SMART). Non mirate alla "messa in produzione". Mirate a "validare la specifica A". Queste "piccole vittorie" creano un ciclo di feedback positivo che ripristina il [sentiment d'efficacité personnelle].
La responsabilità del manager (Effetto Pygmalion)
Come capo progetto, siete il termostato della squadra.
Se credete che la vostra squadra "non ce la farà mai con queste scadenze", trasmetterete inconsciamente questo disfattismo. Al contrario, l'Effetto Pygmalion Effet Pygmalion dimostra che se proiettate aspettative positive e offrite un ambiente di supporto (feedback costruttivi), aumentate realmente la performance dei vostri colleghi. La vostra fiducia in loro diventa il loro carburante.
La serenità dell'azione
Il mestiere di Capo Progetto non consiste solo nel gestire un piano, ma nel gestire la propria psicologia e quella degli altri. L'ACC vi permette di pulire gli "occhiali" sporchi attraverso i quali vedete gli ostacoli. Il senso di autoefficacia vi dà la forza per superarli.
Per finire, adottiamo la saggezza della "Preghiera della Serenità" di Niebuhr, vero e proprio mantra di gestione dei progetti:
"Avere la serenità di accettare ciò che non possiamo cambiare (il budget, l'umore del cliente), il coraggio di cambiare ciò che possiamo (l'organizzazione, la nostra reazione), e la saggezza di conoscerne la differenza."
Esercizi per la settimana
Il Tribunale Interiore (Metodo ACC)
- Situazione : Ricevete una mail aggressiva.
- Pensiero bloccante : "Escalation al mio N+1, sono spacciato."
- Esercizio : Identificate 3 prove concrete che contraddicono questo pensiero (es: "Ho una traccia scritta dei miei avvisi", "Il mio N+1 conosce il contesto", "Il progetto è verde sugli altri lotti").
La Regola dei 5 Minuti (Azione)
- Situazione : State procrastinando sul complesso piano da rifare.
- Esercizio : Impegnatevi a lavorarci solo 5 minuti cronometrati. Spesso, la cosa più difficile è aprire il file. Una volta avviata l'azione, la paura del fallimento svanisce e la dinamica di successo si innesca.