Au fil de mon parcours professionnel, j’ai constaté que la rigueur de mes analyses fonctionnelles s’est constamment renforcée, quels que soient les cadres méthodologiques employés, cycle en V traditionnel ou approche Agile itérative.
Cette évolution n’est pas le fruit du hasard, le recueil des besoins constitue, dès les premières étapes d’un projet ERP, le socle indispensable qui définit clairement le périmètre fonctionnel et garantit la cohérence de l’ensemble des livrables.
Au-delà de son rôle fonctionnel, l’analyse représente une véritable expertise. Elle impose une compréhension commune, précise et sans ambiguïté des attentes du client, afin d’éviter toute interprétation divergente qui pourrait compromettre le succès du déploiement.
Cet article ne se limite donc pas à l’amélioration de la qualité du livrable, il se veut également une invitation à la transparence vis à vis de nos clients et une mise en avant de la maîtrise de notre métier.
En exposant clairement la méthodologie et les outils que nous mobilisons, nous cherchons non seulement à sécuriser chaque phase du projet, mais aussi à instaurer une relation de confiance durable, fondée sur la clarté, la responsabilité et le partage d’une vision commune.
L’utilité du document
L’analyse fonctionnelle est le document de référence qui traduit les besoins métiers en solutions concrètes dans l’ERP.
- Pour les métiers : elle valide que leurs besoins sont compris et retranscrits sans ambiguïté.
- Pour les consultants fonctionnels : elle fournit la base pour paramétrer correctement le système.
- Pour les développeurs : elle distingue ce qui relève du standard, d’un addon ou d’un développement spécifique.
- Pour la direction de projet : elle sécurise le périmètre, limite les dérives et sert de fil rouge tout au long du projet.
Ce document doit être partagé avec le client, qui en est le premier lecteur critique et le validateur. Cette validation est essentielle : elle confirme que l’intégrateur a bien compris le fonctionnement actuel de l’entreprise ou d’un flux précis, et qu’il propose une solution d’amélioration adaptée et réaliste.
Elle n’est donc pas qu’un livrable formel, même si la nature, la quantité et la qualité des informations qui y figurent en font une expertise, elle est un outil de communication, de pilotage et de validation conjointe entre les métiers et l’intégrateur.
L’expertise
Une expertise, c’est la combinaison d’une connaissance approfondie, d’une expérience pratique et d’une capacité à analyser avec discernement un domaine spécifique.
Lorsqu’elle se matérialise dans un document officiel, elle devient le reflet de l’entreprise qui nous emploie : ce document porte ses standards, sa méthodologie et son identité professionnelle. Mais il incarne également la signature intellectuelle de son auteur ; la façon dont les exigences sont formulées, les arguments choisis et les recommandations proposées révèlent les compétences, le style et la vision de la personne qui l’a rédigé.
Ainsi, chaque document d'analyse est à la fois un ambassadeur de l’organisation et le témoignage personnel de son créateur.
La structure de l’analyse
L’analyse fonctionnelle suit une trame logique et claire. Elle commence par une introduction qui pose le contexte, puis décrit les procédures actuelles et les procédures cibles. Elle détaille ensuite la réponse aux besoins métiers dans l’ERP, en distinguant les fonctionnalités standards, les fonctionnalités en add-ons et les développements spécifiques. Elle précise le paramétrage, les règles de gestion, les écrans, les états, et conclut sur la valeur ajoutée pour l’entreprise.
Enfin, elle formalise les exigences qui garantissent la qualité globale du système.
l’Introduction
L’analyse démarre par la présentation de l’entreprise : son secteur d’activité, ses spécificités, et le sujet couvert par l’étude.
On décrit ensuite les problèmes actuels qui freinent la productivité : doublons, lenteurs, erreurs, manque de reporting.
Cette section explique pourquoi une évolution est nécessaire et quelles améliorations concrètes sont attendues.
Procédures
On décrit le processus existant en utilisant le présent de l’indicatif : étapes réalisées, acteurs impliqués, points de blocage. L’objectif est de donner une vision factuelle et objective du fonctionnement de l’entreprise tel qu’il est aujourd’hui.
On projette ce que le processus sera dans le futur ERP, en utilisant le futur de l’indicatif : plus intégré, automatisé et contrôlé. Cette formulation met en avant la transformation et l’amélioration attendue.
Règle d’écriture : dans une analyse fonctionnelle, on n’utilise jamais le conditionnel. On décrit uniquement l’existant (présent) et la cible (futur), pour lever toute ambiguïté.
Pour que le client puisse se projeter facilement dans la solution proposée, il ne faut pas hésiter à intégrer des croquis ou images des futures pages ou fenêtres du système. Ces visuels, même simples, permettent :
- Au client de se représenter concrètement son environnement de travail futur, l’aidant à valider ainsi la solution proposée bien avant tout développement
- Aux développeurs pour avoir un visuel de ce qu’ils doivent développer
- De gagner du temps durant la préparation des supports de maquettes lors de la phase successive à la validation de l’analyse.
Les schémas illustrent ces flux et rendent les enjeux lisibles pour tous.
Fonctionnalités dans le nouvel ERP
Chaque besoin est traduit en réponse dans le futur système.
- Standard ERP : la fonctionnalité existe déjà, elle sera disponible après paramétrage.
- Addon : une extension validée par l’éditeur couvre le besoin.
- Spécifique : un développement sera créé pour répondre à une exigence unique.
Paramétrage
Cette section décrit les réglages nécessaires : règles de gestion, workflows, profils utilisateurs, nomenclatures.
Le paramétrage adapte le standard aux pratiques de l’entreprise et constitue la première étape de personnalisation.
Description détaillée des fonctionnalités
- Règles de gestion : calculs, contrôles, validations.
- Écrans et formulaires : zones obligatoires, ergonomie, facilité de saisie.
- États et reporting : indicateurs, tableaux de bord, documents réglementaires.
Ces descriptions garantissent que les utilisateurs savent comment travailler demain et que les équipes disposent de tous les éléments pour configurer et développer.
Conclusion métier
La fin de chaque sous-processus explicite la valeur ajoutée attendue pour l'entreprise. Cette section met en lumière les bénéfices tangibles qui transformeront le quotidien des utilisateurs et contribueront aux objectifs stratégiques :
- Gains de productivité,
- Fiabilité accrue des données,
- Meilleure prise de décision
- Amélioration de la satisfaction client.
Exigences non fonctionnelles
En plus des processus métier, l'analyse formalise les exigences de qualité du système, garantissant sa robustesse et sa pérennité. Ces points ont un impact direct sur la satisfaction des utilisateurs et la performance de l'entreprise :
- Performance : Mesure la réactivité (temps de réponse) et la disponibilité du système, mais aussi sa capacité à gérer les pics de charge.
- Sécurité : Définit les règles d'authentification et d'autorisation des utilisateurs. Elle couvre aussi la protection des données (chiffrement, sauvegardes) et la conformité réglementaire (RGPD).
- Volumes : Analyse les données actuelles et intègre les prévisions de croissance pour dimensionner correctement l'infrastructure et anticiper les besoins futurs.
- Ergonomie : S'assure que le système est intuitif et facile à prendre en main. Une bonne ergonomie réduit les erreurs et favorise l'adoption par les utilisateurs.
Formaliser ces exigences dès le début permet de les intégrer au cahier des charges technique et d'éviter les surprises en fin de projet. Elles constituent la colonne vertébrale technique qui soutient les fonctionnalités métier.
La valeur de la distinction standard / add-on / spécifique
Cette distinction est essentielle.
- Le standard assure stabilité, évolutivité et moindre coût.
- L’addon apporte une réponse éprouvée pour des besoins déjà rencontrés ailleurs.
- Le spécifique offre une différenciation forte mais crée une dette technique qui doit être suivie.
En explicitant cette répartition, l’analyse fonctionnelle permet à la direction de projet d’arbitrer en toute transparence.
La fonction du document selon la méthode projet
- Cycle en V : l’analyse fonctionnelle est figée avant la conception technique et sert de référence contractuelle pour le paramétrage, les développements, les tests et la recette. Chaque étape de validation s’appuie dessus.
- Agile : l’analyse définit le périmètre " grosse maille », exprimé en langage métier et donc fonctionnel. Elle constitue le point de départ pour identifier et rédiger les user stories. Le document n’est pas figé mais évolue et s’enrichit sprint après sprint, en cohérence avec les priorités définies par le product owner.
L’analyse fonctionnelle est la pierre angulaire d’un projet ERP. Elle décrit le contexte, formalise les processus cibles, distingue standard, add-on et spécifique, détaille les règles de gestion et fixe les exigences non fonctionnelles.
Elle est utile à tous : métiers, consultants, développeurs et direction de projet.
Dans un cycle en V, elle constitue la référence stable et contractuelle. Dans un projet agile, elle définit le périmètre métier de départ et sert de base à la création des user stories.
Dans les deux cas, elle sécurise la compréhension, structure le dialogue et garantit que l’ERP mis en place apportera une valeur tangible à l’entreprise.